Sortowanie tabeli

Każdą tabelę i zakres danych można posortować w dowolny sposób. Służy do tego narzędzie Excela Sortuj w grupie opcji Sortowanie i Filtrowanie na karcie Dane.

kliknij, aby powiększyć

Jak to wygląda w praktyce? Wykorzystajmy tu znany z wątku statystyki wyborcze plik kandydatów do sejmu w wyborach 2023r.
Zaznaczamy całe kolumny (choć można precyzyjnie zaznaczyć tylko zakres,  w którym są dane) i naciskamy Sortuj.

kliknij, aby powiększyć

Otworzy się formularz, w którym definiujemy parametry, zgodnie z którymi chcemy posortować dane.

kliknij, aby powiększyć

I kolejny poziom:

kliknij, aby powiększyć

Im wyższy poziom, tym wyższa kolejność sortowania.
A efekt końcowy wygląda tak:

kliknij, aby powiększyć

Oczywiście można ustalić tu własne zasady – w zależności od potrzeb.


Kurs Excel dla pracowników administracji

 

Plik csv w Excelu

Plik csv jest bardzo często spotykanym formatem zapisywania danych, szczególnie w przypadkach danych pobieranych z różnego rodzaju baz danych. Zwyczajowo jest otwierany w Excelu, ale nie można  zapominać o tym, że nie jest to plik Excela tylko plik tekstowy rozdzielany przecinkami. Oznacza to, że nie powinniśmy otwierać plików csv tylko importować go jako plik tekstowy. Pozwala to także na uniknięcie różnych problemów z formatowaniem liczb, generującymi w efekcie błędy w analizach.

Kontynuując wątek statystyki wyborcze pokażę to na przykładzie arkuszy wyborczych pobranych ze strony PKW:
https://wybory.gov.pl/sejmsenat2023/pl/dane_w_arkuszach
Tym razem jednak pobieram nie plik Excela tylko csv.

kliknij, aby powiększyć

Po rozpakowaniu i zapisaniu na dysku, otwieramy Excela i w nowym skoroszycie na karcie Dane wybieramy Z tekstu

kliknij, aby powiększyć

Dla nowszych wersji Excela:

kliknij, aby powiększyć

Automatycznie otworzy się kreator importu tekstu

kliknij, aby powiększyć

Ustawiamy tu formatowanie (najlepiej na UTF-8), żeby prawidłowo wyświetlać polskie litery.
W kolejnym kroku zaznaczamy średnik jako znak podziału

kliknij, aby powiększyć

W ostatnim kroku kreatora możemy jeszcze zdefiniować typ danych w kolejnych kolumnach – czy ma być to tekst czy liczba i ewentualnie – jakie formatowanie.

kliknij, aby powiększyć

I już – plik tekstowy csv został zaimportowany do Excela.

Operacja odwrotna tj. eksport z Excela do pliku csv to po prostu zapisanie pliku Excela jako pliku csv:

kliknij, aby powiększyć

Nie można tu jednak zapominać, że tak zapisany zostanie tylko jeden aktywny arkusz. Poza tym nie zostanie zachowane obramowanie, kolor czy wielkość czcionki itp.


Kurs Excel dla pracowników biurowych

 

Statystyki wyborcze czyli ćwiczymy Excela

Przed nami wybory. Niezależnie od wszelki analiz politycznych i socjologicznych warto też na nie spojrzeć od strony Excela. Na stronie PKW:
https://wybory.gov.pl/sejmsenat2023/pl/dane_w_arkuszach
dostępne są listy kandydatów w wyborach w formie plików Excela xlsx oraz csv.  Warto zainteresować się szczególnie listą kandydatów w wyborach do Sejmu. Ponad 6500 kandydatów (czyli z punktu widzenia Excela – rekordów) to świetny materiał do ćwiczeń. Można naprawdę w całkiem fajny sposób podszkolić własne umiejętności.

Po pobraniu, rozpakowaniu i otwarciu pliku mamy taki widok:

kliknij obrazek, aby powiększyć

Teraz wystarczy tylko sformatować.
Zaznaczamy pierwszy wiersz i na karcie Dane wciskamy przycisk Filtruj

kliknij obrazek, aby powiększyć

W ten sposób możemy bez problemu wyfiltrować interesujące nas dane np.:

W nagłówku kolumny wystarczy kliknąć na strzałkę z prawej strony, aby otworzyć filtr i wybrać konkretne dane.
W nagłówku kolumny, w której są wyfiltrowane dane zamiast strzałki widoczny jest znaczek lejka

Chcąc odfiltrować dane w pojedynczej kolumnie klikamy na ten znaczek i zaznaczamy opcję Zaznacz wszystko.

W dużych zakresach danych warto też pomyśleć, aby nie stracić z oczu nagłówka.
Na karcie Widok wybieramy Zablokuj okienka i Zablokuj górny wiersz.

Nawet przewijając w dół do kolejnych wierszy – nagłówek będzie zawsze widoczny.
W bardziej uniwersalnej opcji można ustawić się w dowolnej komórce i wybrać pierwszą opcję czyli Zablokuj Okienka. Od tej pory część arkusza powyżej i z lewej strony wybranej komórki będzie zawsze widoczna.

I jeszcze jedna uwaga. To, co widoczne jest w tym przykładzie to nie jest Tabela jako obiekt Excela, a jedynie Zakres komórek. I nie chodzi tu wcale o formatowanie, obramowanie komórek itp. Ale to już temat na osobną notkę.

 


Kurs Efektywna praca w Excelu - porady i triki