Tag: narzędzia Excela

Poprawność danych to kolejne, bardzo przydatne narzędzie Excela. Zabezpiecza przed wstawieniem błędnych wartości w komórce, w wyniku których pojawią się błędy w formułach. Najczęściej jest wykorzystywane tam, gdzie powinna być data, a nie tekst przypominający datę czy wartości z określonego zakresu liczb. Umożliwia także wstawienie list rozwijalnych bezpośrednio w komórce. 

Poprawność danych znajduje się na karcie Dane w grupie opcji Narzędzia danych. 

Zaznaczamy komórkę lub zakres komórek, klikamy w przycisk
i wybieramy regułę poprawności:

Jest tu kilka możliwości ustawienia kryterium:

• • dowolna wartość 
    – brak kryterium, można wpisać dowolną wartość czy to liczbową czy tekstową
  • pełna liczba
    możliwe do wstawienia tylko liczby całkowite z zadeklarowanego zakresu:

Konieczne jest także ustawienie zakresu precyzującego zakres, w którym muszą się mieścić liczby:

Mogą być tu nie tylko liczby, ale także odwołania do adresów komórek z liczbami

• • • dziesiętne
      zasady jak w przypadku liczb całkowitych, ale możliwe wstawianie również ułamków
    • Lista
      

      

      
      Jako źródło danych można wpisać konkretne wartości oddzielone średnikami np.
      

      

      
      zakres komórek lub zdefiniowaną w menedżerze nazw listę:
      

      

      
      Efekt końcowy wygląda tak:
      

      

      
      Bardzo przydatne rozwiązanie, często stosuję.
    • Data
      

      

      
      Podobnie jak w przypadku liczb – konieczne jest wstawienie zakresu dat.
      Biorąc pod uwagę, że różni użytkownicy mają różne pomysły do zapisywania dat (co później skutkuje błędami w formułach) – warto wprowadzić to zabezpieczenie, jest naprawdę przydatne
    • Godzina
      – zasada działania jak w przypadku daty
    • Długość tekstu
      

      

      
      W tym przypadku sprawdzana jest ilość znaków wprowadzona do komórki
    • Niestandardowe

      

      
      tu możemy wpisać własną regułę – opartą na formule

Niezależnie od rodzaju wprowadzonej reguły, Poprawność danych ma też 2 dodatkowe zakładki:

• • • Komunikat wejściowy
      

      

      
      tu możemy zdefiniować komunikat wyświetlany po wejściu do komórki. Nie ma tu znaczenia, jaka reguła poprawności jest ustawiona, działa także przy dowolnej wartości

    • Alert o błędzie

      

      
      Ta akcja jest widoczna jeżeli wartość w komórce nie spełnia zasady wprowadzonej do niej reguły poprawności. Warto tu wpisać treść komunikatu informującego jakie wartości są tu dopuszczalne. 

      Możliwe są tu 3 warianty: 

      • Stop (domyślny)
        

        

        
        Wprowadzanie danych zostaje zatrzymane, użytkownik musi wpisać prawidłową wartość. 

      • Ostrzeżenie
        

        

        
        Wyświetla się ostrzeżenie, choć jeżeli naciśniemy przycisk Tak – Excel pozwoli zostawić w komórce błędną wartość.

      • Informacje
        

        

        
        Działanie podobne jak w przypadku Ostrzeżeń. 

Zarówno Ostrzeżenia jak i Informacje pozwalają na wprowadzenie wartości niezgodnych  w regułą poprawności. Chcąc sprawdzić, gdzie taka sytuacja występuje – wystarczy zaznaczyć opcję:

Błędne dane są zaznaczone. W tym miejscu można też usunąć zakreślenia błędnych danych. 
Choć oczywiście te zaznaczenia znikają również po wprowadzeniu prawidłowych danych.

Często korzystam z tego narzędzia Excela – naprawdę warto jet stosować. 

---

A tu możesz mi postawić kawę: 

buycoffee.to/marzatela

Plik csv jest bardzo często spotykanym formatem zapisywania danych, szczególnie w przypadkach danych pobieranych z różnego rodzaju baz danych. Zwyczajowo jest otwierany w Excelu, ale nie można  zapominać o tym, że nie jest to plik Excela tylko plik tekstowy rozdzielany przecinkami. Oznacza to, że nie powinniśmy otwierać plików csv tylko importować go jako plik tekstowy. Pozwala to także na uniknięcie różnych problemów z formatowaniem liczb, generującymi w efekcie błędy w analizach.

Kontynuując wątek statystyki wyborcze pokażę to na przykładzie arkuszy wyborczych pobranych ze strony PKW:
https://wybory.gov.pl/sejmsenat2023/pl/dane_w_arkuszach
Tym razem jednak pobieram nie plik Excela tylko csv.

Po rozpakowaniu i zapisaniu na dysku, otwieramy Excela i w nowym skoroszycie na karcie Dane wybieramy Z tekstu

Dla nowszych wersji Excela:

Automatycznie otworzy się kreator importu tekstu

Ustawiamy tu formatowanie (najlepiej na UTF-8), żeby prawidłowo wyświetlać polskie litery.
W kolejnym kroku zaznaczamy średnik jako znak podziału

W ostatnim kroku kreatora możemy jeszcze zdefiniować typ danych w kolejnych kolumnach – czy ma być to tekst czy liczba i ewentualnie – jakie formatowanie.

I już – plik tekstowy csv został zaimportowany do Excela.

Operacja odwrotna tj. eksport z Excela do pliku csv to po prostu zapisanie pliku Excela jako pliku csv:

Nie można tu jednak zapominać, że tak zapisany zostanie tylko jeden aktywny arkusz. Poza tym nie zostanie zachowane obramowanie, kolor czy wielkość czcionki itp.

---