Tabela przestawna

Tabela przestawna to świetne narzędzie Excela pozwalające na szybką i sprawną agregację i analizę danych. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy danych jest dużo.

Do pokazania kolejnych kroków tworzenia tabeli przestawnej użyłam pobranego ze strony PKW pliku kandydatów do sejmu w wyborach 2019. Na wszelki wypadek (RODO) usunęłam nazwiska i imiona, zastępując je inicjałami.
A tu filmik


Kurs Excel - tabele przestawne

Niestandardowy format czasu

Tradycyjnie już przypominam, że czas w Excelu to liczba.  Wszystko inne to tylko ozdobniki sposobu wyświetlania. Jeżeli komórki wyświetlające czas mają być używane do dalszych obliczeń – muszą być prawidłowo zapisane.

Choć oczywiście patrząc na dane np. w grafiku – zapisanie pracy w godzinach 0,3333333… do 0,66666667.. jest jednak mało przyjazne. Zdecydowanie trzeba to sformatować. 

Oprócz dostępnych standardowych formatów czasu, można oczywiście sformatować komórkę niestandardowo, dopasowując wygląd do własnych potrzeb.
Kody niestandardowego formatowania czasu to:

g
wyświetla godzinę 
gg
wyświetla godzinę z zerami uzupełniającymi
m wyświetla minuty
mm
wyświetla minuty z zerami uzupełniającymi
s
wyświetla sekundy
ss
wyświetla sekundy z zerami uzupełniającymi
[] wyświetla liczbę godzin większą niż 24 oraz liczbę minut i sekund większą niż 60
AM lub PM
wyświetla liczbę godzin w formie zegara 12-godzinnego

W praktyce wygląda to tak:

Liczba Wyświetlanie Kod formatowania niestandardowego
0,333333 8:00 g:mm
0,333333 08:00 gg:mm
1,25 30:00 [gg]:mm
0,6 02:24 PM gg:mm A/P”M”
0,333333 08:00 AM gg:mm A/P”M”

Kurs Excel 2013 od podstaw

Niestandardowy format daty

Na wszelki wypadek przypominam, że data w Excelu to liczba – to ważne. Z doświadczenia wiem, że kreatywność użytkowników w tym zakresie bywa niczym nie ograniczona i pojawiają się problemy, gdyż formuły nie działają prawidłowo, trudno zagregować dane czy nawet je posortować. Warto więc przypilnować, aby w komórkach była data prawidłowo zapisana, a wszystkie ewentualne ozdobniki czy nietypowe zapisy pokazać za pomocą formatowania komórek (czyli zmiany sposobu wyświetlania).

Kody niestandardowego formatowania daty to:

m wyświetla miesiąc jako liczbę
mm wyświetla miesiąc jako liczbę dwucyfrową (czyli dla numeru miesiąca mniejszego od 10 z dodaniem zera na początku)
mmm wyświetla skrót nazwy miesiąca
mmmm wyświetla pełną nazwę miesiąca
mmmmm wyświetla pierwszą literę nazwy miesiąca
d
wyświetla dzień jako liczbę
dd
wyświetla dzień jako liczbę z zerem uzupełniającym
ddd
wyświetla skrót nazwy dnia tygodnia
dddd
wyświetla pełną nazwę dnia tygodnia
rr
wyświetla rok w postaci 2 cyfr
rrrr wyświetla rok w postaci 4 cyfr

W praktyce wygląda to na przykład tak (dla daty dzisiejszej czyli 2019-09-09.

kod Wynik
dddd, d mmm rrrr poniedziałek, 9 wrz 2019
mmm, ddd wrz, pon
dd”\”mm”\”rrrrr
09\09\2019

Warto pamiętać też, że wprawdzie data to liczba, ale liczb ujemnych nie można sformatować w takim f0rmacie daty. Poza tym – wprowadzona data nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia 1900r.


 

Kurs Excel - zaawansowane funkcje i formuły

 

 

Kody niestandardowego formatowania liczb

Przy definiowaniu niestandardowego formatowania liczb stosowane są następujące kody:

# Symbol zastępczy cyfry.
Nie wyświetla nieznaczących zer.
0 Symbol zastępczy cyfry.
Wyświetla również zera nieznaczące.
? Symbol zastępczy cyfry. Dodaje odstępy dla cyfr nieznaczących, aby uzyskać efekt wyrównanie przecinka dziesiętnego.
e- e+ E- E+ format naukowy
\ wyświetlany jest następny znak z kodu
* powtarzany jest następny znak
_ odstęp
“ciąg znaków” wyświetlany jest ciąg znaków zawarty w cudzysłowie
 @  symbol zastępczy tekstu
[Czerwony] znaki wyświetlane są w kolorze czerwonym (dostępne inne kolory to: czarny, niebieski, błękitny, zielony, amarantowy, biały, żółty)
[Kolor n] znaki wyświetlane są w kolorze n, będącym liczbą całkowitą od 0 do 56, oznaczającą numer koloru z palety

A jak to wygląda w praktyce? Na przykład tak:

Liczba Wyświet-lanie Kod formatowania niestandardowego
123 PLN  123,00 “PLN”_# ###,00
123 1,23 E+02 0,00\ E+00
123000 123 tys. # ### ” tys.”
(# ###spacja” tys.”)
12000000 12 mln # ###  ” mln”
(# ###spacja spacja” mln”)
12000000 12,0 mln # ###,0  ” mln”
(# ###,0 spacja spacja” mln”)

Można spróbować dopasować formatowanie komórek do własnych potrzeb. Warto pamiętać, że to tylko kwestia wizualna – do wszelkich formuł i obliczeń zawsze pobierane są wartości rzeczywiste w komórce.

 

 

Kurs Excel - wykresy i wizualizacja danych

 

Niestandardowy format liczb

W arkuszu Excela bardzo często stosujemy formatowanie występujących w komórkach liczb, chcąc zaprezentować występujących w nich dane w bardziej “elegancki” sposób niż wartości rzeczywiste (polecam notkę: Formatowanie komórek – liczby). Czasami jednak pojawia się potrzeba takiej wizualizacji danych, która przekracza standardowe możliwości oferowane przez Excel. W takich przypadkach możemy zastosować formatowanie niestandardowe.

Niestandardowe formatowanie liczb

Własny format danych definiujemy w polu Typ:

niestandardowe formatowanie liczb

Generalnie można określić tu różne formaty liczb dla wartości dodatnich, ujemnych, zerowych i tekstowych. Poszczególne części kodu są oddzielone średnikami w kolejności:
Format liczb dodatnich; Format liczb ujemnych; Format wartości zerowych; Format wartości tekstowych
Nie musimy definiować wszystkich formatów, można nawet jeden. Wówczas będzie obowiązywać dla wszystkich wartości w komórce. Jeżeli zdefiniujemy dwa formaty – pierwszy będzie stosowany przy wartościach nieujemnych (czyli liczby dodatnie i zero), a drugi – dla wartości ujemnych. Przy trzech sekcjach kodu formatowania – pomijane jest ostatnie formatowanie czyli wartości tekstowe.

Dla każdej z tych sekcji można też inny kolor czcionki. Na początku każdej z sekcji trzeba po prostu wpisać nazwę koloru w nawiasie kwadratowym.
Np. w widocznej na screenie kolumnie

wstawiłam taki format:

A jak zakodować konkretne formaty liczb? To temat na następną notkę.


Kurs Excel dla księgowych

Formatowanie komórek – liczby

Patrząc na zawartość komórek arkusza w Excelu musimy pamiętać, że nie zawsze to, co widzimy jest tożsame z rzeczywistością wartością danej komórki. Wszystko zależy od formatowania danej komórki.

Na screenie widoczny jest banalny przykład liczby sformatowanej (wyświetlanej) z dokładnością do 1 miejsca po przecinku czyli 0,3. Faktycznie jednak, jak jest to widoczne na pasku formuły – jest tam wartość wynikająca z podzielenia liczby z komórki A1 przez B1, a więc 1/3 czyli 0,33333333… 
To, o czym musimy pamiętać to fakt, że do dalszych obliczeń zawsze brana jest rzeczywista wartość komórki, a nie to, co jest wyświetlane na ekranie. Czyli jeżeli w innej komórce wstawimy formułę np.10 * C1 – otrzymamy wynik 3,3333333… Choć oczywiście ta docelowa komórka też może być sformatowana. Na przykład jako ułamek zwykły:

Takich wbudowanych formatów liczbowych (a także związanych z nimi walutowych czy księgowych, procentowych itp.) jest więcej. Możemy je wykorzystywać, aby w najlepszy dla nas sposób prezentować dane.
Można też stosować formatowanie niestandardowe i samemu określić sposób wyświetlania danych. No, ale to już temat na następną  notkę.

 


 

Linki w pliku Excela

W niektórych plikach Excela znajdują się łącza do innych plików. Najczęściej są to działania świadome i celowe, pozwalające np. na agregację danych z różnych arkuszy/skoroszytów. Czasem jednak zdarza się, że łączy teoretycznie nie powinno być, a jednak są widoczne.
O ich istnieniu dowiadujemy się z komunikatów wyświetlanych przy otwarciu skoroszytu. W dodatku ich odnalezienie jest trudne, nie można ich także przerwać.

Wprawdzie można wyłączyć aktualizację łączy, ale to tylko maskuje, a nie rozwiązuje problem. Brak komunikatów nie załatwia sprawy.
W tego typu przypadkach najczęściej okazuje się, że łącza do innego pliku wcale nie są wstawione bezpośrednio w komórkach, a nieco bardziej “zagnieżdżone”. Na początek warto więc sprawdzić:

  • ustawienia poprawności danych
    kto wie, czy na którejś z list nie ma odwołania do innego pliku?
  • formatowanie warunkowe
    tu też mogą być łącza

Tego typu sytuacje mogą się zdarzyć, gdy na przykład kopiujemy jakiś zakres komórek z innego skoroszytu, zapominając o tym, że jest tam zdefiniowana lista poprawności danych (przećwiczyłam to na sobie, zajęło mi to sporo czasu).
Jeśli plik jest mało rozbudowany – można to znaleźć ręcznie, choć czasem trzeba się naszukać. Gorzej, gdy plik zawiera wiele arkuszy, w każdym jest sporo danych, tabel i wykresów. Wówczas znalezienie takich odwołań może być naprawdę bardzo pracochłonne. Na takie przypadki jest specjalny dodatek Billa Manville’a:

FindLink

Zainstalowałam go i całkiem często go wykorzystuję. Naprawdę jest przydatny, polecam wszystkim.

Tworzenie własnych dodatków do Excela

W poprzedniej notce opisywałam w jaki sposób można uruchomić wbudowane do Excela dodatki Solver i Analysis ToolPack. W Excelu możemy jednak zainstalować również własne dodatki – stworzone przez nas lub pobrane gdzieś z sieci (tu zdecydowanie zalecam rozwagę, choć jest wiele sprawdzonych stron i dodatków).

Jak i po co to zrobić? Tworzenie własnych dodatków będzie tematem kolejnych notek. Generalnie jednak jest to wykorzystanie funkcjonalności (formuł czy procedur) skoroszytu zapisanych w formacie *.xlam (lub w wersjach starszych *.xla):

Po zainstalowaniu takiego dodatku zapisane w nim formuły będą działać w naszym Excelu w każdym pliku.

Instalacja takiego dodatku jest przedstawiona tu:

Przykłady ciekawych dodatków to temat na kolejne notki.

Kurs Excel - zaawansowane techniki

Dodatki programu Excel

Dodatki programu Excel – czym są i po co są stosowane? Najogólniej mówiąc są to części oprogramowania dołączane do Excela (i nie tylko) po to, aby zwiększyć jego funkcjonalność. Standardowymi dodatkami w własnymi Excela są:

  • Solver
  • Analysis ToolPak

Po zainstalowaniu Excela dodatki te nie są automatycznie włączone, trzeba je dodać:

Karta Plik –> Opcje –> Dodatki

Otwiera się formularz, w którym wybieramy dodatki dostępne w domyślnym katalogu (Microsoft –> Dodatki) lub wyszukujemy dodatki znajdujące się w innym miejscu.

Dodatek włączamy poprzez zaznaczenie go na liście i zatwierdzenie przyciskiem OK.

Dodatki można też włączać bezpośrednio na karcie Developer, w grupie opcji Dodatki.

Tu też znajdują się wszystkie własne i niestandardowe dodatki.
Standardowe(czyli wbudowane) dodatki Excela są widoczne na karcie Dane, w grupie Analiza.

 

 


 

 

Kurs Excel - zaawansowane funkcje i formuły