Funkcja LUB

Funkcja LUB to jedna z funkcji logicznych Excela. Zwraca wartość typu logicznego (Prawda lub Fałsz).
Jest odpowiednikiem sumy logicznej czyli alternatywy.

Argumentami funkcji są warunki, które albo są spełnione albo nie – czyli każdy z nich zwraca wartość Prawda lub Fałsz.

Jeżeli co najmniej jeden z pojedynczych warunków jest spełniony – funkcja LUB zwraca wartość Prawda. W wyniku działania funkcji otrzymamy Fałsz tylko w  przypadku, gdy wszystkie są fałszywe.

Odpowiednikiem funkcji w VBA jest funkcja OR().


Kurs Excel 2019 od podstaw

 

Sortowanie tabeli

Każdą tabelę i zakres danych można posortować w dowolny sposób. Służy do tego narzędzie Excela Sortuj w grupie opcji Sortowanie i Filtrowanie na karcie Dane.

kliknij, aby powiększyć

Jak to wygląda w praktyce? Wykorzystajmy tu znany z wątku statystyki wyborcze plik kandydatów do sejmu w wyborach 2023r.
Zaznaczamy całe kolumny (choć można precyzyjnie zaznaczyć tylko zakres,  w którym są dane) i naciskamy Sortuj.

kliknij, aby powiększyć

Otworzy się formularz, w którym definiujemy parametry, zgodnie z którymi chcemy posortować dane.

kliknij, aby powiększyć

I kolejny poziom:

kliknij, aby powiększyć

Im wyższy poziom, tym wyższa kolejność sortowania.
A efekt końcowy wygląda tak:

kliknij, aby powiększyć

Oczywiście można ustalić tu własne zasady – w zależności od potrzeb.


Kurs Excel dla pracowników administracji

 

Liczba czy tekst wyglądający jak liczba?

Bardzo często analizując jakiś plik Excela będący na przykład zrzutem z jakiegoś systemu możemy zauważyć, że nie zawsze wartości wyglądające jak liczby, rzeczywiście nimi są. Może się zdarzyć, że jest to po prostu tekst. Z reguły Excel automatycznie wstawia w takich komórkach komentarz:

kliknij, aby powiększyć
kliknij, aby powiększyć

Na pewno trzeba coś z tym zrobić, gdyż na takich komórkach zawodzą wszelkie działania matematyczne i nie da się zrobić większości analiz czy podsumowań. Warto tu zauważyć, że wszystkie takie przypadki wyróżniają się w jeden charakterystyczny sposób, widoczny na pierwszy rzut oka. Jeżeli nie zastosujemy dodatkowego formatowania – wartości będące liczbami są  wyrównane do prawej, tekst – do lewej.

Co można z tym zrobić? Oczywiście można poklikać w każdej komórce i zamienić tekst na liczbę, ale dla większej ilości danych jest to na pewno żmudna, pracochłonna i nieopłacalna praca. 
Ja w takich przypadkach najczęściej robię tak:

      • tworzę dodatkową kolumnę , gdzieś poza zakresem danych i tam wstawiam formułę iloczynu tej wartości tekstowej
        i liczby 1.

      kliknij, aby powiększyć
    • przeciągam dane wzdłuż kolumny
    • kopiuję dane w tej dodatkowej kolumnie i wklejam je jako wartości do pierwotnej kolumny.

I już, gotowe.

Zwracam jednak uwagę na jeden problem. Jeżeli jako tekst jest zapisana bardzo duża liczba – po konwersji na liczbę, automatycznie zmieni się jej zapis na naukowy i nieco ją zaokrągla. Nawet zmiana na formatowanie liczbowe (np.z separatorem tysięcznym) powoduje, że otrzymana wartość różni się od pierwowzoru. Jeżeli taki tekst liczby jest np. numerem przesyłki i trzeba go porównać z jakimś innym wykazem – bezpieczniej jest zrobić to jednak na wartościach tekstowych, bez konwersji.


Kurs Efektywna praca w Excelu - porady i triki

 

Plik csv w Excelu

Plik csv jest bardzo często spotykanym formatem zapisywania danych, szczególnie w przypadkach danych pobieranych z różnego rodzaju baz danych. Zwyczajowo jest otwierany w Excelu, ale nie można  zapominać o tym, że nie jest to plik Excela tylko plik tekstowy rozdzielany przecinkami. Oznacza to, że nie powinniśmy otwierać plików csv tylko importować go jako plik tekstowy. Pozwala to także na uniknięcie różnych problemów z formatowaniem liczb, generującymi w efekcie błędy w analizach.

Kontynuując wątek statystyki wyborcze pokażę to na przykładzie arkuszy wyborczych pobranych ze strony PKW:
https://wybory.gov.pl/sejmsenat2023/pl/dane_w_arkuszach
Tym razem jednak pobieram nie plik Excela tylko csv.

kliknij, aby powiększyć

Po rozpakowaniu i zapisaniu na dysku, otwieramy Excela i w nowym skoroszycie na karcie Dane wybieramy Z tekstu

kliknij, aby powiększyć

Dla nowszych wersji Excela:

kliknij, aby powiększyć

Automatycznie otworzy się kreator importu tekstu

kliknij, aby powiększyć

Ustawiamy tu formatowanie (najlepiej na UTF-8), żeby prawidłowo wyświetlać polskie litery.
W kolejnym kroku zaznaczamy średnik jako znak podziału

kliknij, aby powiększyć

W ostatnim kroku kreatora możemy jeszcze zdefiniować typ danych w kolejnych kolumnach – czy ma być to tekst czy liczba i ewentualnie – jakie formatowanie.

kliknij, aby powiększyć

I już – plik tekstowy csv został zaimportowany do Excela.

Operacja odwrotna tj. eksport z Excela do pliku csv to po prostu zapisanie pliku Excela jako pliku csv:

kliknij, aby powiększyć

Nie można tu jednak zapominać, że tak zapisany zostanie tylko jeden aktywny arkusz. Poza tym nie zostanie zachowane obramowanie, kolor czy wielkość czcionki itp.


Kurs Excel dla pracowników biurowych

 

Formatowanie warunkowe za pomocą funkcji

Formatowanie warunkowe za pomocą funkcji to jeden z najczęściej spotykanych sposobów wizualizacji danych. Bardzo elastyczny
i dający naprawdę dużo możliwości dynamicznego zaznaczenia tych komórek, które spełniają kryterium.

Przycisk Formatowania warunkowego jest na karcie Narzędzia Główne w grupie opcji Style.

kliknij, aby powiększyć

Wybieramy Nową formułę…

kliknij, aby powiększyćFormuła, która decydować, czy komórka ma zostać sformatowana, musi być oparta o funkcję logiczną Jeżeli():
=Jeżeli(Warunek;1;0)

Dobrym przykładem może być tu lista kandydatów do Sejmu w wyborach parlamentarnych 2023. 
W kolumnie P (Czy przyznano mandat) jest  informacja Tak lub Nie. Wierszy jest ok.6500.
Jak zaznaczyć wszystkie wiersze kandydatów, którzy otrzymali mandat? 
W polu formuły wpisujemy:
=JEŻELI($P2=”Tak”;1;0)

kliknij, aby powiększyć

Zwracam uwagę na zapis adresu komórki w funkcji – odwołanie do kolumny musi być bezwzględne, do wiersza względne czyli $P2.

Kolejny krok – to ustawienie formatowania. Naciskamy przycisk Formatuj i wybieramy jakie ma być zaznaczenie komórek spełniających kryteria.

kliknij, aby powiększyć

Po naciśnięciu OK, okno się zamknie. Musimy wejść ponownie (poprzez Zarządzaj regułami…) i ustalić zakres komórek, w którym ma wystąpić formatowanie zgodnie z tą regułą. Musimy go zdefiniować w formie adresu bezwzględnego. Następnie naciskamy przycisk Zastosuj i OK.

kliknij, aby powiększyć

Efekt końcowy wygląda tak:

kliknij, aby powiększyć

Oczywiście można dołożyć kolejne reguły dla tego samego czy innego zakresu.
Można na przykład dołożyć czerwoną czcionkę dla tych  pozycji, które w kolumnie F mają wpisane Kobieta. 
Formuła reguły będzie wyglądać tak:
=JEŻELI($F2=”Kobieta”;1;0)
Oczywiście zaznaczy to czerwoną czcionką wszystkie kandydatki. Jeżeli chcemy tak zaznaczyć tylko te, które otrzymały mandat – formuła musi wyglądać tak:
=JEŻELI(ORAZ($P2=”Tak”;$F2=”Kobieta”);1;0)

Formatowanie warunkowe ma naprawdę sporo możliwości wizualizacji danych. Warto jednak pamiętać, że może to obciążać plik. Przy dużej ilości danych da się to niestety zauważyć.
I jeszcze jedno – kod VBA nie odczytuje formatowania komórek wprowadzonego za pomocą formatowania warunkowego Chcąc sprawdzić, jakie na przykład jest kolor tła czy czcionki trzeba odwołać się do formuły reguły, nie do koloru.