Formatowanie warunkowe za pomocą funkcji

Formatowanie warunkowe za pomocą funkcji to jeden z najczęściej spotykanych sposobów wizualizacji danych. Bardzo elastyczny
i dający naprawdę dużo możliwości dynamicznego zaznaczenia tych komórek, które spełniają kryterium.

Przycisk Formatowania warunkowego jest na karcie Narzędzia Główne w grupie opcji Style.

kliknij, aby powiększyć

Wybieramy Nową formułę…

kliknij, aby powiększyćFormuła, która decydować, czy komórka ma zostać sformatowana, musi być oparta o funkcję logiczną Jeżeli():
=Jeżeli(Warunek;1;0)

Dobrym przykładem może być tu lista kandydatów do Sejmu w wyborach parlamentarnych 2023. 
W kolumnie P (Czy przyznano mandat) jest  informacja Tak lub Nie. Wierszy jest ok.6500.
Jak zaznaczyć wszystkie wiersze kandydatów, którzy otrzymali mandat? 
W polu formuły wpisujemy:
=JEŻELI($P2=”Tak”;1;0)

kliknij, aby powiększyć

Zwracam uwagę na zapis adresu komórki w funkcji – odwołanie do kolumny musi być bezwzględne, do wiersza względne czyli $P2.

Kolejny krok – to ustawienie formatowania. Naciskamy przycisk Formatuj i wybieramy jakie ma być zaznaczenie komórek spełniających kryteria.

kliknij, aby powiększyć

Po naciśnięciu OK, okno się zamknie. Musimy wejść ponownie (poprzez Zarządzaj regułami…) i ustalić zakres komórek, w którym ma wystąpić formatowanie zgodnie z tą regułą. Musimy go zdefiniować w formie adresu bezwzględnego. Następnie naciskamy przycisk Zastosuj i OK.

kliknij, aby powiększyć

Efekt końcowy wygląda tak:

kliknij, aby powiększyć

Oczywiście można dołożyć kolejne reguły dla tego samego czy innego zakresu.
Można na przykład dołożyć czerwoną czcionkę dla tych  pozycji, które w kolumnie F mają wpisane Kobieta. 
Formuła reguły będzie wyglądać tak:
=JEŻELI($F2=”Kobieta”;1;0)
Oczywiście zaznaczy to czerwoną czcionką wszystkie kandydatki. Jeżeli chcemy tak zaznaczyć tylko te, które otrzymały mandat – formuła musi wyglądać tak:
=JEŻELI(ORAZ($P2=”Tak”;$F2=”Kobieta”);1;0)

Formatowanie warunkowe ma naprawdę sporo możliwości wizualizacji danych. Warto jednak pamiętać, że może to obciążać plik. Przy dużej ilości danych da się to niestety zauważyć.
I jeszcze jedno – kod VBA nie odczytuje formatowania komórek wprowadzonego za pomocą formatowania warunkowego Chcąc sprawdzić, jakie na przykład jest kolor tła czy czcionki trzeba odwołać się do formuły reguły, nie do koloru.


 

Formatowanie warunkowe z użyciem pasków danych

Formatowanie warunkowe w Excelu to bardzo obszerne narzędzie z wieloma możliwościami wizualizacji danych. Jednym z najprostszych jest sposobów jest formatowanie wstawiające do komórki paski danych.

Najprościej można pokazać to na przykładzie.
Załóżmy, że mamy arkusz z średnimi temperaturami powietrza. Zaznaczamy zakres temperatur i na karcie Narzędzia główne wybieramy Formatowanie warunkowe:

Efekt jest widoczny od razu.

Oczywiście takie formatowanie warunkowe można zmienić, dostosowując je do własnych potrzeb. Z menu formatowania warunkowego wybieramy Zarządzaj regułami, odszukujemy wprowadzoną regułą i przechodzimy do jego edycji.

 W okienku edycji widać poszczególne opcje do wyboru. Możemy je zmieniać tak, jak nam się podoba.

Po zmianie kolorów, nie zapominajmy o wartościach ujemnych.

U mnie efekt końcowy wyszedł tak:

 


A tu trochę wsparcia z Excela:

Kurs Efektywna praca w Excelu - porady i triki