Makra – odblokowywanie i uruchamianie

Jedną z domyślnych właściwości Excela jest ochrona przed otwarciem skoroszytów z makrami. Oczywiście nie chodzi tu o automatyczną blokadę wszystkich plików Excela, a tylko tych nieznanego pochodzenia, mogących zawierać szkodliwe oprogramowanie. Problematyczne mogą być tu przede wszystkim pliki pobrane z internetu czy otrzymane mailem od nieznanej nam osoby, lepiej na nie uważać.

W Excelu jest kilka opcji postępowania z plikami zawierającymi makra. Można je ustawić w Centrum Zaufania.
Karta Plik –> Opcje

Kolejny krok do przejście do Centrum Zaufania i kliknięcie przycisku Ustawienia Centrum Zaufania…

W nowym formularzu wybieramy Ustawienia makr

Domyślnie jest tu zaznaczona opcja druga: wyłącz wszystkie makra i wyświetl powiadomienia. I jest to moim zdaniem opcja optymalna – te ustawienia dotyczą  wszystkich plików otwieranych w Excelu, więc lepiej się zabezpieczyć.

Od tej pory pliki z makra otwierać się będą z komunikatem:

Jeżeli jesteśmy pewni pliku, wystarczy wcisnąć przycisk Włącz zawartość i makra zostaną włączone. Natomiast te, których nie jesteśmy pewni i nie naciśniemy przyciski – będzie można obejrzeć, edytować, jednak makra nie będą działać. Jednak uwaga – w przypadku bardziej złożonych projektów z oprogramowanymi zdarzeniami arkusza czy skoroszytu – bez makr mogą pojawić się problemy i całość nie będzie działać tak, jak powinna. Dotyczy to także funkcji użytkownika czyli funkcji zdefiniowanych kodem VBA.

Ponieważ jednak takie każdorazowe uruchamiane pliku z tym przyciskiem może być męczące. W takim przypadku warto odbezpieczyć cała grupę plików Excela, uznanych jako bezpieczne.
Robimy to także w ustawieniach Centrum Zaufania, ale tym razem wybieramy po lewej stronie Zaufane lokalizacje, a następnie naciskamy przycisk Dodaj nową lokalizację….

W nowym formularzu wystarczy wybrać folder (i ewentualnie znajdujące się w nim podfoldery), w którym chcemy przechowywać pliki Excela z makrami. Po zatwierdzeniu – pliki z tego folderu/folderów będą otwierać się automatycznie z włączonymi makrami.

 

 

Kurs Excel - zaawansowane techniki

 

Połączenie z innym plikiem Excela

Jak połączyć się z plikiem Excela, gdy np.na komputerze firmowym są ograniczone możliwości zainstalowania np.Power Query i nie można skorzystać z tego rozwiązania? Można to zrobić przez łącza w komórkach.

Załóżmy, że mamy taki plik udostępniony np. na serwerze firmowym:

Plik jest udostępniony, różni użytkownicy dodają/edytują dane, nie można w nim wstawić np. tabeli przestawnej, nie wszystkie makra działają. Na naszym komputerze lokalnym tworzymy własny plik do analizy danych (jeśli chcemy zastosować makra – to z rozszerzeniem .xlsm). Najprościej skopiować nagłówek – tym bardziej, że do analizy pewnie warto będzie dołożyć dodatkowe kolumny z obliczeniami.

Następnie wchodzimy do komórki A2, wpisujemy znak równości

a następnie, po przejściu do komórki A2 w pliku źródłowym, naciskamy Enter.

W komórce A2 pliku lokalnego pojawia się formuła:
=TabelaKsiazki.xlsx!$A$2
Teraz trzeba ją przerobić zmieniając adres bezwzględny na względny czyli
=TabelaKsiazki.xlsx!A2
Dodatkowo – warto pamiętać, że jeżeli dana  komórka w pliku źródłowym jest pusta – w komórce z nią połączonej pokaże się zero. A ponieważ zero jest też wartością – lepiej tak zmodyfikować formułę, aby pobierała tylko wartości z niepustych komórek.
=JEŻELI(TabelaKsiazki.xlsx!A2=””;””;TabelaKsiazki.xlsx!A2)

No i na końcu przeciągamy formułę w prawo

i cały wiersz – w dół

I już – łącza do komórek są wstawione. Od tej pory wszystkie zmiany wprowadzone w pliku źródłowym będą odzwierciedlone w pliku lokalnym. Plik źródłowy może pozostać zamknięty, istotne jest odświeżanie łączy – karta Dane grupa opcji Połączenia.

Warto też zauważyć,  że przy zamkniętym pliku źródłowym automatycznie zmieniają się formuły w komórkach – pojawia się pełna  nazwa pliku :

 

 

 

Power Query do pliku Excela

Poprzednia notka PQ do Arkuszy Google opisuje jak ściągnąć dane z pliku Excela w internecie. W codziennej pracy często mamy jednak do czynienia z plikami udostępnionymi gdzieś na serwerze firmowym. Dane tam zapisane są nam potrzebne do analizy i raportowania. Oczywiście w prosty sposób można to zrobić również za pomocą Power Query.

Na karcie Power Query przechodzimy do grupy Pobierz dane zewnętrzne, naciskamy przycisk Z pliku i wybieramy Z programu Excel.

Otworzy się okno dialogowe, w którym wskazujemy plik, z którego chcemy pobrać dane.
Po wybraniu pliku w formularzu Nawigatora zaznaczamy arkusz z danymi.

Następnie naciskamy załaduj i wszystkie dane z pliku źródłowego znajdą się w pliku docelowym. Możemy w dowolny sposób je filtrować, obliczać czy analizować w tabeli przestawnej, jednocześnie nie wpływając na pracę innych użytkowników źródłowego pliku udostępnionego. W dodatku wszystkie zmiany wprowadzone przez innych użytkowników – będą się aktualizować po każdym odświeżeniu połączenia.
Można to zrobić w dowolnym momencie po wejściu w tabelę i naciśnięciu przycisku Odśwież na karcie Dane lub naciśnięciu przycisków Alt+F5.

Warto też zajrzeć do Właściwości połączenia… – w tym miejscu można ustawić zasady automatycznej aktualizacji danych:

W identyczny sposób można też pobierać dane nie tylko z plików Excela, ale również plików tekstowych csv.

 

 

 

Power Query do Arkuszy Google

Power Query to  świetne narządzie pozwalające na wstawianie do pliku Excela łączy z danymi z różnych źródeł m.in. stron internetowych, innych plików Excela, baz danych itp.
Opis jak go pobrać i zainstalować jest tu:
Power Query

Świetnie nadaje się także do pobierania danych z plików udostępnionych czy Arkuszy Google.  Ma to szczególne znaczenie dla analizy danych. Takie współużytkowane pliki mają znaczne ograniczenia w funkcjonowaniu makr (niektóre w ogóle nie działają), wstawiania tabel itp. Arkusze Google to w ogóle pliki Excela bez makr, więc jedyna funkcjonalność to formuły w komórkach. Poprzez PQ można jednak pobrać dane z takich plików do własnego, lokalnego pliku i tu już zastosować bez problemu wszystkie możliwości Excela. Każda zmiana pliku źródłowego jest automatycznie widoczna po aktualizacji łączy.

Jak to zrobić? Dla potrzeb tej notki utworzyłam i udostępniam taki Arkusz Google, więc pokażę to na konkretnym przykładzie. Plik o nazwie TabelaKsiazki.xlsx jest tu:
TabelaKsiazki na dysku Google
– można do niego wejść, a następnie otworzyć i edytować jako Arkusz Google

Po wejściu kopiujemy link do arkusza:

Jeśli ktoś chce przetestować – to link do mojego pliku to:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Hsq7m2y2O-xgPyV2JeUP4pA7nrzVltUr/edit#gid=737587641

Chcąc wstawić link jako źródło danych do PQ trzeba go jednak zmodyfikować.  Usuwamy to, co za ostatnim ukośnikiem i wstawiamy tam frazę: export?format=xlsx

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Hsq7m2y2O-xgPyV2JeUP4pA7nrzVltUr/export?format=xlsx

I taki link możemy już wstawiać do pliku Excela, gdzie za pomocą PQ chcemy pobrać dane.

Kolejny krok to przejście na kartę Power Query

Po naciśnięciu OK pokaże się okienko z obiektami widocznymi w tym pliku:

Widać tu:

    1. Arkusz o nazwie TabeleKsiazki.
    2. Tabelę w tym arkuszu, również o nazwie TabelaKsiazki

Po prawej stronie podgląd tych obiektów. Jeżeli wybierzemy tabelę – to wprawdzie wszystkie zmiany w tabeli będą się przenosiły do pliku lokalnego, ale już dodanie nowych wierszy nie będzie widoczne. Bezpieczniej jest więc wybrać jako źródło danych cały arkusz.

A tu krótki filmik z mojego kanału YT ilustrujący opisane pobieranie Arkuszy Google do Power Query.

 

 

Praca z plikiem udostępnionym

Plik udostępniony, znajdujący się gdzieś na serwerze firmowym, jest bardzo dobrym rozwiązaniem w bieżącej pracy. Jednocześnie może nam nim pracować i edytować dane wiele osób. Niestety, trochę gorzej z analizą i przetwarzaniem danych. Przede wszystkim w pliku udostępnionym ograniczone jest działanie kodu VBA, niektóre makra i procedury po prostu nie mogą działać, nie można wstawiać tabel itp. Ma to swoje uzasadnienie – jednocześnie pracujący użytkownicy nie mogą sobie przeszkadzać i niweczyć nawzajem swojej pracy. Poza tym – im więcej osób jednocześnie edytuje dane, tym bardziej plik jest obciążony. Trudno też zastosować zaawansowane metody.
Oczywiście, w takich przypadkach zawsze można zrobić kopię lokalną i na niej pracować, ale przy kolejnej analizie – trzeba operację powtórzyć. Zdecydowanie prościej jest stworzyć własny plik na komputerze i połączyć go z danymi w źródłowym pliku danych. W ten sposób można analizować dane w dowolny sposób, tworzyć np. tabele przestawne oparte na prawdziwych danych, przygotowywać zestawienia itp. A każde odświeżenie łączy – powoduje, że zawsze pracujemy na aktualnych danych źródłowych.

Są 2 główne sposoby na takie połączenie pliku:

W kolejnych notkach opiszę szczegółowo obydwa sposoby.

Wymuszenie włączenia makr w skoroszycie Excela

Wielu metod ochrony pliku Excela przed wprowadzaniem nieuprawnionych zmian opiera się na makrach i/lub kodzie VBA. Wszystko działa dobrze i sprawnie pod warunkiem, że otwierający plik użytkownik ma włączone makra. Nie da się tego zrobić automatycznie (i dobrze, szczególnie w przypadku plików nieznanego pochodzenia), ale jak spowodować, żeby użytkownik sam to zrobił? Trzeba spowodować, aby plik był bezużyteczny i tylko włączenie makr pozwoli na pracę.

Szczegóły mogą być tu różne, ale generalnie podstawowe zasady powinny wyglądać tak:

    • wszystkie arkusze ukryte kodem VBA
    • jeden dodatkowy arkusz startowy, z przyciskiem makra włączającego dostęp do skoroszytu czyli odkrywające arkusze robocze i zakrywające arkusz startowy. Jeżeli makra będą wyłączone – makro nie zadziała.
    • makro przy zdarzeniu przed zamknięciem skoroszytu (Workbook_BeforeClose) ukrywające wszystkie arkusze robocze i odkrywające arkusz startowy.

To powinno wystarczyć. Wszystkie inne sposoby ochrony pliku można dostosować do własnych potrzeb.

 

 

Kurs Excel dla księgowych

 

Ukrywanie obiektów Excela

Jedną z metod ochrony pliku Excela przed nieuprawnionym działaniem użytkowników jest ukrywanie niektórych obiektów.
Jest tu kilka możliwości:

    • ukrycie kart arkuszy (zakładek)
      karta Plik –> Zaawansowanie –> Pokaż karty arkuszy
      Po odznaczeniu tej opcji nazwy kart arkuszy

będą niewidoczne

 

    • ukrycie arkuszy
      konkretne arkusze można ukryć. Wystarczy zaznaczyć jeden lub kilka arkuszy, a następnie po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybrać Ukryj z menu podręcznego

      Nie da się ukryć  wszystkich arkuszy – co najmniej jeden musi zostać odkryty.
      Odkrywanie arkuszy odbywa się bardzo podobnie – kliknięciem prawy przyciskiem myszy i wybraniem z menu podręcznego Odkryj…
       Pokaże się formularz, w którym widoczne będą wszystkie ukryte arkusze. Zaznaczając arkusz z listy (tu niestety trzeba to zrobić oddzielnie dla każdego arkusza) i naciskając OK – odkrywamy go.

    • ukrycie arkuszy kodem VBA
      arkusze mogą zostać także ukryte “głęboko”, tak, aby nie można było ich w prosty sposób odkryć. Jest to możliwe w kodzie VBA z wykorzystaniem właściwości Visible arkusza. Do wyboru jest tu:

        • xlSheetHidden
          arkusz zostanie ukryty, tak jak po ukryciu w menu podręcznym
        • xlSheetVeryHidden
          arkusz zostanie głęboko ukryty. Nie będzie widoczny na liście arkuszy do odkrycia w formularzu menu podręcznego
        • xlSheetVisible
          odkrycie arkusza

Przykładowa procedura ukrywająca arkusz może wyglądać tak:

Sub UkryjArkusz()
Worksheets(“Arkusz1”).Visible = xlSheetVeryHidden
End Sub

Odkrycie arkusza wymaga również procedury VBA przypisującej Visible=xlSheetVisible

    • ukrycie paska formuły/nagłówków/linii siatki
      domyślnie widoczne, można ukryć w karcie Widok–>Pokazywanie, odhaczając poszczególne opcje:

przy braku zaznaczenia tych opcji widok będzie wyglądać tak:

    • ukrycie formuł komórki
      jeżeli w komórce znajduje się formuła wynik jej działania jest widoczny w komórce, a sama formuła – na  pasku formuł nad nagłówkami kolumn.

Chcąc ukryć zapis tej formuły, przechodzimy do formatowania komórki i w zakładce Ochrona zaznaczamy opcję Ukryj.

Po włączeniu ochrony arkusza zapisana w komórce formuła jest niewidoczna (choć sam wynik jej działania nadal jest widoczny w komórce):

 

 

Poprawność danych w Excelu

Wymuszanie poprawności danych w Excelu jest jedną z metod zabezpieczania pliku Excel przed nieuprawnioną ingerencją i wpisywaniem błędnych danych, generujących dalsze błędy np. w formułach.
Ograniczenia wprowadzanych danych definiujemy na karcie Dane –> Narzędzia danych –> Poprawność danych

Zaznaczamy komórkę lub zakres komórek, w których chcemy wprowadzić ograniczenie, a następnie klikamy przycisk Poprawność danych. Pojawi się nowy formularz:

Zakładka Ustawienia

Kolejny krok to wybranie z listy kryterium poprawności dla zaznaczonych komórek.
Jest tu kilka możliwości:

    • Dowolna wartość
      – ustawienie domyślne, bez ograniczeń. To opcja, którą należy wybrać przy zdejmowaniu ograniczeń.
    • Pełna liczba
      wartości liczbowe będące liczbą całkowitą.
      Wprowadzane wartości danych można dodatkowo zdefiniować do określonego przedziału liczbowego. Możemy być on wyznaczony na sztywno (czyli z konkretnymi wartościami liczbowymi) lub jako odwołanie do wartości innych komórek.
    • Dziesiętne
      zasady identyczne jak w przypadku Pełna liczba, ale bez ograniczenia do liczb całkowitych.
    • Lista
      tu odwołam się do mojej wcześniejszej notki
      Lista rozwijalna
      gdzie szczegółowo opisałam temat, również w aspekcie tworzenia list dynamicznych
    • Data
      w komórkę musimy wpisać datę (również może być ograniczenie wartości do określonego przedziału dat).
      I na wszelki wypadek przypominam, że w Excelu
      Data to liczba
    • Godzina
      chcąc zadeklarować wpisywanie czasu, również musimy pamiętać, że to liczba, choć w odróżnieniu do daty – ułamkowa.
      Warto też zerknąć tu:
      Czas w Excelu
    • Długość tekstu
      definiujemy ilość znaków jaka musi być w komórce. Jeśli wpiszemy np. większa niż 3 – nie da się wpisać “tak”.
      Warto pamiętać, że spacja też jest znakiem.
    • Niestandardowe
      w tej opcji poprawność danych w komórce definiujemy sami za pomocą formuły, mamy więc możliwość wprowadzenia bardziej złożonych kryteriów.
      Np. dla komórki A1:
      =Czy.Tekst(A1) – ogranicza wprowadzanie danych tylko dla tekstu
      =MOD(A1;10) – wprowadzane tylko wartości podzielnych przez 10
      W podobny sposób można tu zdefiniować inne zasady.

Zakładka Komunikat wejściowy

Domyślnie – jest pusty. Po wypełnieniu pól komunikatu pojawi się on po aktywacji komórki.

Zakładka Alert o błędzie

Wypełnienie pól komunikatu powoduje, że przy wpisaniu wartości niezgodnej z ustawieniami wyświetli się komunikat, a sama wartość nie zostanie wprowadzona do komórki.

Kurs Excel 2010 esencja