Naprawianie Excela

Jak na porządną aplikację Microsoftu przystało również i Excel od czasu do czasu zaczyna się dziwnie zachowywać. To, co wcześniej działało bez problemu, teraz zaczyna chwilami fiksować, zmieniają się ustawienia czy też przestają działać niektóre formanty. Czy to oznaka, że trzeba przeinstalować Office, tracąc przy okazji wszystkie swoje ulubione ustawienia? Niekoniecznie, można spróbować innej opcji. Zalecana przez Microsoft, sprawdzana w praktyce i bardzo często skuteczna – naprawa aplikacji.

W Panelu Sterowania wybieramy Programy i funkcje, a następnie na liście zainstalowanych programów odszukujemy Microsoft Office.

Klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybieramy opcję Napraw. Jeżeli nie ma tej opcji (tak jak u mnie), to wybieramy opcję Zmień i zaznaczamy Napraw w oknie kreatora:

Taka naprawa trwa od kilku do kilkunastu minut i wymaga ponownego uruchomienia komputera. Sprawdziłam w praktyce – to działa. I to nie tylko na Excela, ale na wszystkie programy wchodzące w skład pakietu Office.


 

 

Nagrywanie makr

W jaki sposób stworzyć makro? Najszybciej i najprościej – nagrać je. I nie jest to wcale przenośnia – makro można nagrać tak, jak nagrywamy np.filmik. Oczywiście później kod takiego nagranego makra można edytować i modyfikować, ale podstawy już są.

Tu filmik z mojego kanału YT [VBA dla początkujących] ilustrujący mechanizm nagrywania i podglądania kodu makra:


 

VBA – pierwszy start

Wielu, także zaawansowanych użytkowników Excela, nie znając VBA, nawet nie próbuje automatyzować pracy poprzez choćby nagrywania czy edycję makr. A tymczasem – wcale nie jest to żadna kosmiczna wiedza, łatwo ją przyswoić.
VBA to skrót od Visual Basic Application. Jest to nieco zmodyfikowana i okrojona wersja Visual Basic czyli jednego z przyjaźniejszych języków programowania. W dodatku w pakiecie Office (a więc nie tylko w Excelu, ale i w pozostałych aplikacjach takich jak Word, Access czy Outlook) jest bardzo dobra pomoc systemowa ułatwiająca poznanie wszystkich tajników VBA.
Naprawdę warto poznać.

A na początek -filmik z mojego kanału na YouTube
[VBA dla początkujących]:


Kurs Excel - makra i VBA dla początkujących

Grupowanie danych w tabeli przestawnej

W tabeli przestawnej bardzo często zdarza się konieczność grupowania danych. Robi się to w bardzo prosty sposób, a efekty mogą być naprawdę imponujące.

Załóżmy, że mamy taką prostą tabelkę z danymi:

Tworzymy na jej podstawie tabelę przestawną, sprawdzając ile osób jest w danej kategorii wiekowej.

Efekt osiągnięty, wygląda to jednak mało przyjaźnie i to mimo, że w tabeli jest mało rekordów. Spróbujmy pogrupować te dane, klikając prawym przyciskiem myszy na kolumnie z wiekiem i wybierając z menu podręcznego Grupuj…

W kolejnym kroku ustawiamy parametry grupowania, np. tak:

I w efekcie osiągnięty takim widok skumulowanych danych:

Ciekawy efekt można też otrzymać grupując daty zapisane w ostatniej kolumnie tabeli. W tym przypadku formularz grupowania wygląda tak:

Można zaznaczyć kilka opcji. Po zaznaczeniu lat i kwartałów tabela wygląda tak:

 


Kurs Excel 2010 esencja

Tworzenie tabeli przestawnej

Tabela przestawna to świetne narzędzie Excela pozwalające na szybką i sprawną agregację i analizę danych. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy danych jest dużo.

Do pokazania kolejnych kroków tworzenia tabeli przestawnej użyłam pobranego ze strony PKW pliku kandydatów do sejmu w wyborach 2019. Na wszelki wypadek (RODO) usunęłam nazwiska i imiona, zastępując je inicjałami.
A tu filmik


Kurs Excel - tabele przestawne

Niestandardowy format czasu

Tradycyjnie już przypominam, że czas w Excelu to liczba.  Wszystko inne to tylko ozdobniki sposobu wyświetlania. Jeżeli komórki wyświetlające czas mają być używane do dalszych obliczeń – muszą być prawidłowo zapisane.

Choć oczywiście patrząc na dane np. w grafiku – zapisanie pracy w godzinach 0,3333333… do 0,66666667.. jest jednak mało przyjazne. Zdecydowanie trzeba to sformatować. 

Oprócz dostępnych standardowych formatów czasu, można oczywiście sformatować komórkę niestandardowo, dopasowując wygląd do własnych potrzeb.
Kody niestandardowego formatowania czasu to:

g
wyświetla godzinę 
gg
wyświetla godzinę z zerami uzupełniającymi
m wyświetla minuty
mm
wyświetla minuty z zerami uzupełniającymi
s
wyświetla sekundy
ss
wyświetla sekundy z zerami uzupełniającymi
[] wyświetla liczbę godzin większą niż 24 oraz liczbę minut i sekund większą niż 60
AM lub PM
wyświetla liczbę godzin w formie zegara 12-godzinnego

W praktyce wygląda to tak:

Liczba Wyświetlanie Kod formatowania niestandardowego
0,333333 8:00 g:mm
0,333333 08:00 gg:mm
1,25 30:00 [gg]:mm
0,6 02:24 PM gg:mm A/P”M”
0,333333 08:00 AM gg:mm A/P”M”

Kurs Excel 2013 od podstaw

Niestandardowy format daty

Na wszelki wypadek przypominam, że data w Excelu to liczba – to ważne. Z doświadczenia wiem, że kreatywność użytkowników w tym zakresie bywa niczym nie ograniczona i pojawiają się problemy, gdyż formuły nie działają prawidłowo, trudno zagregować dane czy nawet je posortować. Warto więc przypilnować, aby w komórkach była data prawidłowo zapisana, a wszystkie ewentualne ozdobniki czy nietypowe zapisy pokazać za pomocą formatowania komórek (czyli zmiany sposobu wyświetlania).

Kody niestandardowego formatowania daty to:

m wyświetla miesiąc jako liczbę
mm wyświetla miesiąc jako liczbę dwucyfrową (czyli dla numeru miesiąca mniejszego od 10 z dodaniem zera na początku)
mmm wyświetla skrót nazwy miesiąca
mmmm wyświetla pełną nazwę miesiąca
mmmmm wyświetla pierwszą literę nazwy miesiąca
d
wyświetla dzień jako liczbę
dd
wyświetla dzień jako liczbę z zerem uzupełniającym
ddd
wyświetla skrót nazwy dnia tygodnia
dddd
wyświetla pełną nazwę dnia tygodnia
rr
wyświetla rok w postaci 2 cyfr
rrrr wyświetla rok w postaci 4 cyfr

W praktyce wygląda to na przykład tak (dla daty dzisiejszej czyli 2019-09-09.

kod Wynik
dddd, d mmm rrrr poniedziałek, 9 wrz 2019
mmm, ddd wrz, pon
dd”\”mm”\”rrrrr
09\09\2019

Warto pamiętać też, że wprawdzie data to liczba, ale liczb ujemnych nie można sformatować w takim f0rmacie daty. Poza tym – wprowadzona data nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia 1900r.


 

Kurs Excel - zaawansowane funkcje i formuły

 

 

Kody niestandardowego formatowania liczb

Przy definiowaniu niestandardowego formatowania liczb stosowane są następujące kody:

# Symbol zastępczy cyfry.
Nie wyświetla nieznaczących zer.
0 Symbol zastępczy cyfry.
Wyświetla również zera nieznaczące.
? Symbol zastępczy cyfry. Dodaje odstępy dla cyfr nieznaczących, aby uzyskać efekt wyrównanie przecinka dziesiętnego.
e- e+ E- E+ format naukowy
\ wyświetlany jest następny znak z kodu
* powtarzany jest następny znak
_ odstęp
“ciąg znaków” wyświetlany jest ciąg znaków zawarty w cudzysłowie
 @  symbol zastępczy tekstu
[Czerwony] znaki wyświetlane są w kolorze czerwonym (dostępne inne kolory to: czarny, niebieski, błękitny, zielony, amarantowy, biały, żółty)
[Kolor n] znaki wyświetlane są w kolorze n, będącym liczbą całkowitą od 0 do 56, oznaczającą numer koloru z palety

A jak to wygląda w praktyce? Na przykład tak:

Liczba Wyświet-lanie Kod formatowania niestandardowego
123 PLN  123,00 “PLN”_# ###,00
123 1,23 E+02 0,00\ E+00
123000 123 tys. # ### ” tys.”
(# ###spacja” tys.”)
12000000 12 mln # ###  ” mln”
(# ###spacja spacja” mln”)
12000000 12,0 mln # ###,0  ” mln”
(# ###,0 spacja spacja” mln”)

Można spróbować dopasować formatowanie komórek do własnych potrzeb. Warto pamiętać, że to tylko kwestia wizualna – do wszelkich formuł i obliczeń zawsze pobierane są wartości rzeczywiste w komórce.

 

 

Kurs Excel - wykresy i wizualizacja danych