Poprawność danych

Poprawność danych to kolejne, bardzo przydatne narzędzie Excela. Zabezpiecza przed wstawieniem błędnych wartości w komórce, w wyniku których pojawią się błędy w formułach. Najczęściej jest wykorzystywane tam, gdzie powinna być data, a nie tekst przypominający datę czy wartości z określonego zakresu liczb. Umożliwia także wstawienie list rozwijalnych bezpośrednio w komórce. 

Poprawność danych znajduje się na karcie Dane w grupie opcji Narzędzia danych. 

Zaznaczamy komórkę lub zakres komórek, klikamy w przycisk
i wybieramy regułę poprawności:

Jest tu kilka możliwości ustawienia kryterium:

• • dowolna wartość 
    – brak kryterium, można wpisać dowolną wartość czy to liczbową czy tekstową
  • pełna liczba
    możliwe do wstawienia tylko liczby całkowite z zadeklarowanego zakresu:

Konieczne jest także ustawienie zakresu precyzującego zakres, w którym muszą się mieścić liczby:

Mogą być tu nie tylko liczby, ale także odwołania do adresów komórek z liczbami

• • • dziesiętne
      zasady jak w przypadku liczb całkowitych, ale możliwe wstawianie również ułamków
    • Lista
      

      

      
      Jako źródło danych można wpisać konkretne wartości oddzielone średnikami np.
      

      

      
      zakres komórek lub zdefiniowaną w menedżerze nazw listę:
      

      

      
      Efekt końcowy wygląda tak:
      

      

      
      Bardzo przydatne rozwiązanie, często stosuję.
    • Data
      

      

      
      Podobnie jak w przypadku liczb – konieczne jest wstawienie zakresu dat.
      Biorąc pod uwagę, że różni użytkownicy mają różne pomysły do zapisywania dat (co później skutkuje błędami w formułach) – warto wprowadzić to zabezpieczenie, jest naprawdę przydatne
    • Godzina
      – zasada działania jak w przypadku daty
    • Długość tekstu
      

      

      
      W tym przypadku sprawdzana jest ilość znaków wprowadzona do komórki
    • Niestandardowe

      

      
      tu możemy wpisać własną regułę – opartą na formule

Niezależnie od rodzaju wprowadzonej reguły, Poprawność danych ma też 2 dodatkowe zakładki:

• • • Komunikat wejściowy
      

      

      
      tu możemy zdefiniować komunikat wyświetlany po wejściu do komórki. Nie ma tu znaczenia, jaka reguła poprawności jest ustawiona, działa także przy dowolnej wartości

    • Alert o błędzie

      

      
      Ta akcja jest widoczna jeżeli wartość w komórce nie spełnia zasady wprowadzonej do niej reguły poprawności. Warto tu wpisać treść komunikatu informującego jakie wartości są tu dopuszczalne. 

      Możliwe są tu 3 warianty: 

      • Stop (domyślny)
        

        

        
        Wprowadzanie danych zostaje zatrzymane, użytkownik musi wpisać prawidłową wartość. 

      • Ostrzeżenie
        

        

        
        Wyświetla się ostrzeżenie, choć jeżeli naciśniemy przycisk Tak – Excel pozwoli zostawić w komórce błędną wartość.

      • Informacje
        

        

        
        Działanie podobne jak w przypadku Ostrzeżeń. 

Zarówno Ostrzeżenia jak i Informacje pozwalają na wprowadzenie wartości niezgodnych  w regułą poprawności. Chcąc sprawdzić, gdzie taka sytuacja występuje – wystarczy zaznaczyć opcję:

Błędne dane są zaznaczone. W tym miejscu można też usunąć zakreślenia błędnych danych. 
Choć oczywiście te zaznaczenia znikają również po wprowadzeniu prawidłowych danych.

Często korzystam z tego narzędzia Excela – naprawdę warto jet stosować. 

---

A tu możesz mi postawić kawę: 

buycoffee.to/marzatela