Połączenie z innym plikiem Excela

Jak połączyć się z plikiem Excela, gdy np.na komputerze firmowym są ograniczone możliwości zainstalowania np.Power Query i nie można skorzystać z tego rozwiązania? Można to zrobić przez łącza w komórkach.

Załóżmy, że mamy taki plik udostępniony np. na serwerze firmowym:

Plik jest udostępniony, różni użytkownicy dodają/edytują dane, nie można w nim wstawić np. tabeli przestawnej, nie wszystkie makra działają. Na naszym komputerze lokalnym tworzymy własny plik do analizy danych (jeśli chcemy zastosować makra – to z rozszerzeniem .xlsm). Najprościej skopiować nagłówek – tym bardziej, że do analizy pewnie warto będzie dołożyć dodatkowe kolumny z obliczeniami.

Następnie wchodzimy do komórki A2, wpisujemy znak równości

a następnie, po przejściu do komórki A2 w pliku źródłowym, naciskamy Enter.

W komórce A2 pliku lokalnego pojawia się formuła:
=TabelaKsiazki.xlsx!$A$2
Teraz trzeba ją przerobić zmieniając adres bezwzględny na względny czyli
=TabelaKsiazki.xlsx!A2
Dodatkowo warto pamiętać, że jeżeli dana  komórka w pliku źródłowym jest pusta – w komórce z nią połączonej pokaże się zero. A ponieważ zero jest też wartością – lepiej tak zmodyfikować formułę, aby pobierała tylko wartości z niepustych komórek.
=JEŻELI(TabelaKsiazki.xlsx!A2=””;””;TabelaKsiazki.xlsx!A2)

No i na końcu przeciągamy formułę w prawo

i cały wiersz – w dół

I już – łącza do komórek są wstawione. Od tej pory wszystkie zmiany wprowadzone w pliku źródłowym będą odzwierciedlone w pliku lokalnym. Plik źródłowy może pozostać zamknięty, istotne jest odświeżanie łączy – karta Dane grupa opcji Połączenia.

Warto też zauważyć,  że przy zamkniętym pliku źródłowym automatycznie zmieniają się formuły w komórkach – pojawia się pełna  nazwa pliku :

 

 

 

Zostaw komentarz