Poprawność danych w Excelu

Wymuszanie poprawności danych w Excelu jest jedną z metod zabezpieczania pliku Excel przed nieuprawnioną ingerencją i wpisywaniem błędnych danych, generujących dalsze błędy np. w formułach.
Ograniczenia wprowadzanych danych definiujemy na karcie Dane –> Narzędzia danych –> Poprawność danych

Zaznaczamy komórkę lub zakres komórek, w których chcemy wprowadzić ograniczenie, a następnie klikamy przycisk Poprawność danych. Pojawi się nowy formularz:

Zakładka Ustawienia

Kolejny krok to wybranie z listy kryterium poprawności dla zaznaczonych komórek.
Jest tu kilka możliwości:

    • Dowolna wartość
      – ustawienie domyślne, bez ograniczeń. To opcja, którą należy wybrać przy zdejmowaniu ograniczeń.
    • Pełna liczba
      wartości liczbowe będące liczbą całkowitą.
      Wprowadzane wartości danych można dodatkowo zdefiniować do określonego przedziału liczbowego. Możemy być on wyznaczony na sztywno (czyli z konkretnymi wartościami liczbowymi) lub jako odwołanie do wartości innych komórek.
    • Dziesiętne
      zasady identyczne jak w przypadku Pełna liczba, ale bez ograniczenia do liczb całkowitych.
    • Lista
      tu odwołam się do mojej wcześniejszej notki
      Lista rozwijalna
      gdzie szczegółowo opisałam temat, również w aspekcie tworzenia list dynamicznych
    • Data
      w komórkę musimy wpisać datę (również może być ograniczenie wartości do określonego przedziału dat).
      I na wszelki wypadek przypominam, że w Excelu
      Data to liczba
    • Godzina
      chcąc zadeklarować wpisywanie czasu, również musimy pamiętać, że to liczba, choć w odróżnieniu do daty – ułamkowa.
      Warto też zerknąć tu:
      Czas w Excelu
    • Długość tekstu
      definiujemy ilość znaków jaka musi być w komórce. Jeśli wpiszemy np. większa niż 3 – nie da się wpisać “tak”.
      Warto pamiętać, że spacja też jest znakiem.
    • Niestandardowe
      w tej opcji poprawność danych w komórce definiujemy sami za pomocą formuły, mamy więc możliwość wprowadzenia bardziej złożonych kryteriów.
      Np. dla komórki A1:
      =Czy.Tekst(A1) – ogranicza wprowadzanie danych tylko dla tekstu
      =MOD(A1;10) – wprowadzane tylko wartości podzielnych przez 10
      W podobny sposób można tu zdefiniować inne zasady.

Zakładka Komunikat wejściowy

Domyślnie – jest pusty. Po wypełnieniu pól komunikatu pojawi się on po aktywacji komórki.

Zakładka Alert o błędzie

Wypełnienie pól komunikatu powoduje, że przy wpisaniu wartości niezgodnej z ustawieniami wyświetli się komunikat, a sama wartość nie zostanie wprowadzona do komórki.


Kurs Excel 2010 esencja

Lista rozwijalna

Lista rozwijalna to często stosowany sposób na wymuszenie możliwości wpisywania do komórki tylko konkretnych wartości. Jest też bardzo praktyczna, gdyż wystarczy kliknięcie na jeden z elementów listy, aby wprowadzić ją do komórki.
Efekt ten uzyskamy poprzez zastosowanie opcji Poprawność danych, dostępnej na karcie Dane.

W formularzu, który się otworzy, wybieramy Lista:

Definicję wartości, które mają się pojawić na liście wpisujemy w pole Źródło.
Jest tu kilka sposobów:

    • bezpośredni wpis poszczególnych elementów listy, oddzielonych średnikami. Do zastosowania w przypadkach, gdy wybór ma tylko kilka wartości
    • wpisanie zakresu komórek, w których są wartości mające się pokazać jako elementy listy
      lista rozwijalna
    • odwołanie do zdefiniowanej nazwy zakresu (zakres musi mieć szerokość 1 kolumny, nie może mieć więcej)
    • odwołanie do zakresu dynamicznego (ilość elementów zmienia się w zależności od niepustych komórek w zaznaczonej kolumnie). W polu Źródło wpisujemy funkcję:
      =PRZESUNIĘCIE(Arkusz3!$A$1;;;ILE.NIEPUSTYCH(Arkusz3!$A:$A);1)
      – oczywiście dostosowując nazwę arkusza i kolumnę z danymi do własnych potrzeb.

Nie pamiętam jak to było w Excelu 2007, ale od wersji 2010 źródło listy rozwijalnej może być w innym arkuszu niż ten, w którym znajduje się lista. Przy bardziej rozbudowanych projektach i różnych listach warto umieścić je w osobnym arkuszu. Może być ukryty.