Ochrona arkusza

Ochrona arkusza to zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian poszczególnych elementów arkusza.
Ochronę arkusza włączamy na karcie Recenzja:

Po naciśnięciu przycisku pokaże się formularz, w którym zaznaczamy te opcje, na które chcemy pozwolić użytkownikowi. Jeżeli nie zaznaczymy żadnej z dostępnych opcji, nie będzie można nawet zaznaczyć komórek.

W formularzu tym można wpisać hasło – wówczas do zdjęcia ochrony konieczne będzie jego wpisanie. Jeżeli pole to zostawimy puste – do zdjęcia ochrony wystarczy naciśnięcie przycisku.

Po włączeniu ochrony arkusza (niezależnie od zaznaczenia opcji związanych z formatowaniem czy wstawianiem/usuwaniem), nie można edytować komórek. Jest to dobre rozwiązanie w przypadku komórek zawierających formuły, ale blokada wszystkich komórek uniemożliwia również wpisywanie danych, które powinny być wprowadzone. Oznacza to, że komórki do edycji musimy odblokować.
Zaznaczamy zakres komórek do edycji, przechodzimy do formatowania komórek (korzystając np. z menu podręcznego) i aktywujemy zakładkę Ochrona.

Pole Zablokuj jest domyślnie zaznaczone (dla wszystkich komórek w arkuszu), więc konieczne jest jego odznaczenie. Po zdjęciu blokady – wybrane komórki będą dostępne do edycji.
Jeżeli ochrona arkusza nie jest włączona, blokada komórki jest nieskuteczna.

Warto też pamiętać, że przy włączonej ochronie arkusza nie ma możliwości ukrywania/odkrywania wierszy/kolumn czy innych obiektów.

 


Kurs Excel 2010 esencja

Niestandardowy format czasu

Tradycyjnie już przypominam, że czas w Excelu to liczba.  Wszystko inne to tylko ozdobniki sposobu wyświetlania. Jeżeli komórki wyświetlające czas mają być używane do dalszych obliczeń – muszą być prawidłowo zapisane.

Choć oczywiście patrząc na dane np. w grafiku – zapisanie pracy w godzinach 0,3333333… do 0,66666667.. jest jednak mało przyjazne. Zdecydowanie trzeba to sformatować. 

Oprócz dostępnych standardowych formatów czasu, można oczywiście sformatować komórkę niestandardowo, dopasowując wygląd do własnych potrzeb.
Kody niestandardowego formatowania czasu to:

g
wyświetla godzinę 
gg
wyświetla godzinę z zerami uzupełniającymi
m wyświetla minuty
mm
wyświetla minuty z zerami uzupełniającymi
s
wyświetla sekundy
ss
wyświetla sekundy z zerami uzupełniającymi
[] wyświetla liczbę godzin większą niż 24 oraz liczbę minut i sekund większą niż 60
AM lub PM
wyświetla liczbę godzin w formie zegara 12-godzinnego

W praktyce wygląda to tak:

Liczba Wyświetlanie Kod formatowania niestandardowego
0,333333 8:00 g:mm
0,333333 08:00 gg:mm
1,25 30:00 [gg]:mm
0,6 02:24 PM gg:mm A/P”M”
0,333333 08:00 AM gg:mm A/P”M”

Kurs Excel 2013 od podstaw

Niestandardowy format daty

Na wszelki wypadek przypominam, że data w Excelu to liczba – to ważne. Z doświadczenia wiem, że kreatywność użytkowników w tym zakresie bywa niczym nie ograniczona i pojawiają się problemy, gdyż formuły nie działają prawidłowo, trudno zagregować dane czy nawet je posortować. Warto więc przypilnować, aby w komórkach była data prawidłowo zapisana, a wszystkie ewentualne ozdobniki czy nietypowe zapisy pokazać za pomocą formatowania komórek (czyli zmiany sposobu wyświetlania).

Kody niestandardowego formatowania daty to:

m wyświetla miesiąc jako liczbę
mm wyświetla miesiąc jako liczbę dwucyfrową (czyli dla numeru miesiąca mniejszego od 10 z dodaniem zera na początku)
mmm wyświetla skrót nazwy miesiąca
mmmm wyświetla pełną nazwę miesiąca
mmmmm wyświetla pierwszą literę nazwy miesiąca
d
wyświetla dzień jako liczbę
dd
wyświetla dzień jako liczbę z zerem uzupełniającym
ddd
wyświetla skrót nazwy dnia tygodnia
dddd
wyświetla pełną nazwę dnia tygodnia
rr
wyświetla rok w postaci 2 cyfr
rrrr wyświetla rok w postaci 4 cyfr

W praktyce wygląda to na przykład tak (dla daty dzisiejszej czyli 2019-09-09.

kod Wynik
dddd, d mmm rrrr poniedziałek, 9 wrz 2019
mmm, ddd wrz, pon
dd”\”mm”\”rrrrr
09\09\2019

Warto pamiętać też, że wprawdzie data to liczba, ale liczb ujemnych nie można sformatować w takim f0rmacie daty. Poza tym – wprowadzona data nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia 1900r.


 

Kurs Excel - zaawansowane funkcje i formuły

 

 

Kody niestandardowego formatowania liczb

Przy definiowaniu niestandardowego formatowania liczb stosowane są następujące kody:

# Symbol zastępczy cyfry.
Nie wyświetla nieznaczących zer.
0 Symbol zastępczy cyfry.
Wyświetla również zera nieznaczące.
? Symbol zastępczy cyfry. Dodaje odstępy dla cyfr nieznaczących, aby uzyskać efekt wyrównanie przecinka dziesiętnego.
e- e+ E- E+ format naukowy
\ wyświetlany jest następny znak z kodu
* powtarzany jest następny znak
_ odstęp
“ciąg znaków” wyświetlany jest ciąg znaków zawarty w cudzysłowie
 @  symbol zastępczy tekstu
[Czerwony] znaki wyświetlane są w kolorze czerwonym (dostępne inne kolory to: czarny, niebieski, błękitny, zielony, amarantowy, biały, żółty)
[Kolor n] znaki wyświetlane są w kolorze n, będącym liczbą całkowitą od 0 do 56, oznaczającą numer koloru z palety

A jak to wygląda w praktyce? Na przykład tak:

Liczba Wyświet-lanie Kod formatowania niestandardowego
123 PLN  123,00 “PLN”_# ###,00
123 1,23 E+02 0,00\ E+00
123000 123 tys. # ### ” tys.”
(# ###spacja” tys.”)
12000000 12 mln # ###  ” mln”
(# ###spacja spacja” mln”)
12000000 12,0 mln # ###,0  ” mln”
(# ###,0 spacja spacja” mln”)

Można spróbować dopasować formatowanie komórek do własnych potrzeb. Warto pamiętać, że to tylko kwestia wizualna – do wszelkich formuł i obliczeń zawsze pobierane są wartości rzeczywiste w komórce.

 

 

Kurs Excel - wykresy i wizualizacja danych

 

Niestandardowy format liczb

W arkuszu Excela bardzo często stosujemy formatowanie występujących w komórkach liczb, chcąc zaprezentować występujących w nich dane w bardziej “elegancki” sposób niż wartości rzeczywiste (polecam notkę: Formatowanie komórek – liczby). Czasami jednak pojawia się potrzeba takiej wizualizacji danych, która przekracza standardowe możliwości oferowane przez Excel. W takich przypadkach możemy zastosować formatowanie niestandardowe.

Niestandardowe formatowanie liczb

Własny format danych definiujemy w polu Typ:

niestandardowe formatowanie liczb

Generalnie można określić tu różne formaty liczb dla wartości dodatnich, ujemnych, zerowych i tekstowych. Poszczególne części kodu są oddzielone średnikami w kolejności:
Format liczb dodatnich; Format liczb ujemnych; Format wartości zerowych; Format wartości tekstowych
Nie musimy definiować wszystkich formatów, można nawet jeden. Wówczas będzie obowiązywać dla wszystkich wartości w komórce. Jeżeli zdefiniujemy dwa formaty – pierwszy będzie stosowany przy wartościach nieujemnych (czyli liczby dodatnie i zero), a drugi – dla wartości ujemnych. Przy trzech sekcjach kodu formatowania – pomijane jest ostatnie formatowanie czyli wartości tekstowe.

Dla każdej z tych sekcji można też inny kolor czcionki. Na początku każdej z sekcji trzeba po prostu wpisać nazwę koloru w nawiasie kwadratowym.
Np. w widocznej na screenie kolumnie

wstawiłam taki format:

A jak zakodować konkretne formaty liczb? To temat na następną notkę.


Kurs Excel dla księgowych

Formatowanie komórek – liczby

Patrząc na zawartość komórek arkusza w Excelu musimy pamiętać, że nie zawsze to, co widzimy jest tożsame z rzeczywistością wartością danej komórki. Wszystko zależy od formatowania danej komórki.

Na screenie widoczny jest banalny przykład liczby sformatowanej (wyświetlanej) z dokładnością do 1 miejsca po przecinku czyli 0,3. Faktycznie jednak, jak jest to widoczne na pasku formuły – jest tam wartość wynikająca z podzielenia liczby z komórki A1 przez B1, a więc 1/3 czyli 0,33333333… 
To, o czym musimy pamiętać to fakt, że do dalszych obliczeń zawsze brana jest rzeczywista wartość komórki, a nie to, co jest wyświetlane na ekranie. Czyli jeżeli w innej komórce wstawimy formułę np.10 * C1 – otrzymamy wynik 3,3333333… Choć oczywiście ta docelowa komórka też może być sformatowana. Na przykład jako ułamek zwykły:

Takich wbudowanych formatów liczbowych (a także związanych z nimi walutowych czy księgowych, procentowych itp.) jest więcej. Możemy je wykorzystywać, aby w najlepszy dla nas sposób prezentować dane.
Można też stosować formatowanie niestandardowe i samemu określić sposób wyświetlania danych. No, ale to już temat na następną  notkę.

 


 

Data to liczba

Na każdym z przeprowadzanych przeze mnie szkoleń Excela, niezależnie od poziomu, zawsze przypominam: data w Excelu to liczba. I ma to duże znaczenie, szczególnie przy analizie danych.
Z własnej praktyki wiem, że kreatywność użytkowników w różnych sposobach wpisywania daty do komórek Excela jest niczym nieograniczona, a potem generuje to różne problemy.

Zapamiętajmy więc – data to liczba. To, co widzimy na ekranie – ładna data, gdzie nawet miesiąc jest wpisana słownie to tylko kwestia odpowiednio sformatowanego wyświetlania na ekranie, nadal jednak jest to liczba. Jej wielkość jest wyznaczona liczbą dni jakie upłynęły od “początku świata”, a konkretnie – od 1 stycznia 1900 roku.
Można się o tym przekonać samemu – w kolumnie A wstawiamy liczby, w kolumnie B – odniesienia do komórek z tego samego wiersza kolumny A (np. B1=A1). Kolumnę B formatujemy jako datę – efekt jak na obrazku:

W kolumnie A jest wszędzie wpisana liczba 43563.
W kolumnie B – odwołania do do sąsiednich komórek czyli np.
B2=A2, B3=A3 itd.
Oznacza to, że w kolumnie B jest także ta sama liczba, tylko inaczej sformatowana czyli wyświetlana na ekranie czy na wydruku.

Jak więc wpisywać do komórek Excela wartości daty? Przecież trudno za każdym razem przekształcać wartość daty na liczbę – nie miałoby to sensu. Chcąc mieć pewność, że do komórki wpisujemy na pewno datę, robimy to w formacie:
rrrr-mm-dd
np.2019-04-08
Wówczas nie będzie już niespodzianek.

A przy okazji – skrót klawiaturowy Ctrl+– wstawia do aktywnej komórki wartość bieżącej daty.