Power Query do Arkuszy Google

Power Query to  świetne narządzie pozwalające na wstawianie do pliku Excela łączy z danymi z różnych źródeł m.in. stron internetowych, innych plików Excela, baz danych itp.
Opis jak go pobrać i zainstalować jest tu:
Power Query

Świetnie nadaje się także do pobierania danych z plików udostępnionych czy Arkuszy Google.  Ma to szczególne znaczenie dla analizy danych. Takie współużytkowane pliki mają znaczne ograniczenia w funkcjonowaniu makr (niektóre w ogóle nie działają), wstawiania tabel itp. Arkusze Google to w ogóle pliki Excela bez makr, więc jedyna funkcjonalność to formuły w komórkach. Poprzez PQ można jednak pobrać dane z takich plików do własnego, lokalnego pliku i tu już zastosować bez problemu wszystkie możliwości Excela. Każda zmiana pliku źródłowego jest automatycznie widoczna po aktualizacji łączy.

Jak to zrobić? Dla potrzeb tej notki utworzyłam i udostępniam taki Arkusz Google, więc pokażę to na konkretnym przykładzie. Plik o nazwie TabelaKsiazki.xlsx jest tu:
TabelaKsiazki na dysku Google
– można do niego wejść, a następnie otworzyć i edytować jako Arkusz Google

Po wejściu kopiujemy link do arkusza:

Jeśli ktoś chce przetestować – to link do mojego pliku to:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Hsq7m2y2O-xgPyV2JeUP4pA7nrzVltUr/edit#gid=737587641

Chcąc wstawić link jako źródło danych do PQ trzeba go jednak zmodyfikować.  Usuwamy to, co za ostatnim ukośnikiem i wstawiamy tam frazę: export?format=xlsx

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Hsq7m2y2O-xgPyV2JeUP4pA7nrzVltUr/export?format=xlsx

I taki link możemy już wstawiać do pliku Excela, gdzie za pomocą PQ chcemy pobrać dane.

Kolejny krok to przejście na kartę Power Query

Po naciśnięciu OK pokaże się okienko z obiektami widocznymi w tym pliku:

Widać tu:

    1. Arkusz o nazwie TabeleKsiazki.
    2. Tabelę w tym arkuszu, również o nazwie TabelaKsiazki

Po prawej stronie podgląd tych obiektów. Jeżeli wybierzemy tabelę – to wprawdzie wszystkie zmiany w tabeli będą się przenosiły do pliku lokalnego, ale już dodanie nowych wierszy nie będzie widoczne. Bezpieczniej jest więc wybrać jako źródło danych cały arkusz.

A tu krótki filmik z mojego kanału YT ilustrujący opisane pobieranie Arkuszy Google do Power Query.

 


 

Power Query

Power Query (w skrócie PQ) to bezpłatny dodatek Microsoftu do Excela, który umożliwia pobranie i analizę danych z innych plików(nie tylko Excela, również wielu innych),  stron internetowych itp. Dużym plusem jest to, że dane są wstawiane do tabeli w formie łącza, a więc mogą być automatycznie aktualizowane.

PQ dla wersji Excela 2010 i 2013 trzeba pobrać jako plik ze strony Microsoft Office:
Dodatek Power Query dla programu Excel

Opis instalacji dodatków jest tu:
Dodatki programu Excel

A praktyczne wykorzystanie PQ? To temat rzeka, któremu zamierzam poświęcić wiele notek na tym blogu – zakładam tag Power Query.


Linki w pliku Excela

W niektórych plikach Excela znajdują się łącza do innych plików. Najczęściej są to działania świadome i celowe, pozwalające np. na agregację danych z różnych arkuszy/skoroszytów. Czasem jednak zdarza się, że łączy teoretycznie nie powinno być, a jednak są widoczne.
O ich istnieniu dowiadujemy się z komunikatów wyświetlanych przy otwarciu skoroszytu. W dodatku ich odnalezienie jest trudne, nie można ich także przerwać.

Wprawdzie można wyłączyć aktualizację łączy, ale to tylko maskuje, a nie rozwiązuje problem. Brak komunikatów nie załatwia sprawy.
W tego typu przypadkach najczęściej okazuje się, że łącza do innego pliku wcale nie są wstawione bezpośrednio w komórkach, a nieco bardziej “zagnieżdżone”. Na początek warto więc sprawdzić:

  • ustawienia poprawności danych
    kto wie, czy na którejś z list nie ma odwołania do innego pliku?
  • formatowanie warunkowe
    tu też mogą być łącza

Tego typu sytuacje mogą się zdarzyć, gdy na przykład kopiujemy jakiś zakres komórek z innego skoroszytu, zapominając o tym, że jest tam zdefiniowana lista poprawności danych (przećwiczyłam to na sobie, zajęło mi to sporo czasu).
Jeśli plik jest mało rozbudowany – można to znaleźć ręcznie, choć czasem trzeba się naszukać. Gorzej, gdy plik zawiera wiele arkuszy, w każdym jest sporo danych, tabel i wykresów. Wówczas znalezienie takich odwołań może być naprawdę bardzo pracochłonne. Na takie przypadki jest specjalny dodatek Billa Manville’a:

FindLink

Zainstalowałam go i całkiem często go wykorzystuję. Naprawdę jest przydatny, polecam wszystkim.

Tworzenie własnych dodatków do Excela

W poprzedniej notce opisywałam w jaki sposób można uruchomić wbudowane do Excela dodatki Solver i Analysis ToolPack. W Excelu możemy jednak zainstalować również własne dodatki – stworzone przez nas lub pobrane gdzieś z sieci (tu zdecydowanie zalecam rozwagę, choć jest wiele sprawdzonych stron i dodatków).

Jak i po co to zrobić? Tworzenie własnych dodatków będzie tematem kolejnych notek. Generalnie jednak jest to wykorzystanie funkcjonalności (formuł czy procedur) skoroszytu zapisanych w formacie *.xlam (lub w wersjach starszych *.xla):

Po zainstalowaniu takiego dodatku zapisane w nim formuły będą działać w naszym Excelu w każdym pliku.

Instalacja takiego dodatku jest przedstawiona tu:

Przykłady ciekawych dodatków to temat na kolejne notki.

Kurs Excel - zaawansowane techniki

Dodatki programu Excel

Dodatki programu Excel – czym są i po co są stosowane? Najogólniej mówiąc są to części oprogramowania dołączane do Excela (i nie tylko) po to, aby zwiększyć jego funkcjonalność. Standardowymi dodatkami w własnymi Excela są:

  • Solver
  • Analysis ToolPak

Po zainstalowaniu Excela dodatki te nie są automatycznie włączone, trzeba je dodać:

Karta Plik –> Opcje –> Dodatki

Otwiera się formularz, w którym wybieramy dodatki dostępne w domyślnym katalogu (Microsoft –> Dodatki) lub wyszukujemy dodatki znajdujące się w innym miejscu.

Dodatek włączamy poprzez zaznaczenie go na liście i zatwierdzenie przyciskiem OK.

Dodatki można też włączać bezpośrednio na karcie Developer, w grupie opcji Dodatki.

Tu też znajdują się wszystkie własne i niestandardowe dodatki.
Standardowe(czyli wbudowane) dodatki Excela są widoczne na karcie Dane, w grupie Analiza.

 

 


 

 

Kurs Excel - zaawansowane funkcje i formuły