Miesiąc: Maj 2020

Poprawność danych w Excelu

Wymuszanie poprawności danych w Excelu jest jedną z metod zabezpieczania pliku Excel przed nieuprawnioną ingerencją i wpisywaniem błędnych danych, generujących dalsze błędy np. w formułach.
Ograniczenia wprowadzanych danych definiujemy na karcie Dane –> Narzędzia danych –> Poprawność danych

Zaznaczamy komórkę lub zakres komórek, w których chcemy wprowadzić ograniczenie, a następnie klikamy przycisk Poprawność danych. Pojawi się nowy formularz:

Zakładka Ustawienia

Kolejny krok to wybranie z listy kryterium poprawności dla zaznaczonych komórek.
Jest tu kilka możliwości:

    • Dowolna wartość
      – ustawienie domyślne, bez ograniczeń. To opcja, którą należy wybrać przy zdejmowaniu ograniczeń.
    • Pełna liczba
      wartości liczbowe będące liczbą całkowitą.
      Wprowadzane wartości danych można dodatkowo zdefiniować do określonego przedziału liczbowego. Możemy być on wyznaczony na sztywno (czyli z konkretnymi wartościami liczbowymi) lub jako odwołanie do wartości innych komórek.
    • Dziesiętne
      zasady identyczne jak w przypadku Pełna liczba, ale bez ograniczenia do liczb całkowitych.
    • Lista
      tu odwołam się do mojej wcześniejszej notki
      Lista rozwijalna
      gdzie szczegółowo opisałam temat, również w aspekcie tworzenia list dynamicznych
    • Data
      w komórkę musimy wpisać datę (również może być ograniczenie wartości do określonego przedziału dat).
      I na wszelki wypadek przypominam, że w Excelu
      Data to liczba
    • Godzina
      chcąc zadeklarować wpisywanie czasu, również musimy pamiętać, że to liczba, choć w odróżnieniu do daty – ułamkowa.
      Warto też zerknąć tu:
      Czas w Excelu
    • Długość tekstu
      definiujemy ilość znaków jaka musi być w komórce. Jeśli wpiszemy np. większa niż 3 – nie da się wpisać “tak”.
      Warto pamiętać, że spacja też jest znakiem.
    • Niestandardowe
      w tej opcji poprawność danych w komórce definiujemy sami za pomocą formuły, mamy więc możliwość wprowadzenia bardziej złożonych kryteriów.
      Np. dla komórki A1:
      =Czy.Tekst(A1) – ogranicza wprowadzanie danych tylko dla tekstu
      =MOD(A1;10) – wprowadzane tylko wartości podzielnych przez 10
      W podobny sposób można tu zdefiniować inne zasady.

Zakładka Komunikat wejściowy

Domyślnie – jest pusty. Po wypełnieniu pól komunikatu pojawi się on po aktywacji komórki.

Zakładka Alert o błędzie

Wypełnienie pól komunikatu powoduje, że przy wpisaniu wartości niezgodnej z ustawieniami wyświetli się komunikat, a sama wartość nie zostanie wprowadzona do komórki.

Kurs Excel 2010 esencja

Plik Excel tylko do odczytu

Zapisywanie pliku Excel tylko do odczytu jest najprostszym sposobem na udostępnienie pliku bez możliwości wprowadzania (a w zasadzie zapisywania) zmian. Oczywiście można taki plik edytować, ale wymaga to podania hasła.

Plik w trybie do odczytu zapisujemy korzystając z opcji Zapisz jako… i korzystając z Narzędzi.

Po kliknięciu w Narzędzia  i wybraniu Opcje ogólne… pojawi się nowy formularz:

Wpisując Hasło ochrony przed zmianami, potem potwierdzając je, spowodujemy, że przy następnym otwarciu pliku pojawi się monit o wpisanie hasła lub plik zostanie otwarty tylko do odczytu.

Jeżeli przy zapisywaniu hasła w opcjach ogólnych zaznaczymy także checkbox Zalecane tylko do odczytu, wyświetlony komunikat będzie wyglądać tak:

Po wpisaniu i potwierdzeniu hasła wystarczy zapisać plik i od tej pory chcąc go otworzyć – konieczne będzie podanie hasła.

Operacja odwrotna czyli odblokowanie tak zabezpieczonego pliku wymaga ponownego zapisania pliku z wyczyszczonym polem na hasło.

 

 

Otwieranie pliku hasłem

Najprostszym zabezpieczeniem pliku Excel przed dostępem osób nieuprawnionych jest po prostu zapisanie go z hasłem.
Karta Plik –> Informacje –> przycisk Uprawnienia

Po wybraniu opcji Szyfruj przy użyciu hasła pojawi się nowy formularz do wpisania hasła ochrony pliku.

Po wpisaniu i potwierdzeniu hasła wystarczy zapisać plik i od tej pory chcąc go otworzyć – konieczne będzie podanie hasła.

Operacja odwrotna czyli odblokowanie tak zabezpieczonego pliku wymaga ponownego wejścia do
Plik –> Informacje –> Uprawnienia –> Szyfruj przy użyciu hasła
i wyczyszczenie pola na hasło.

 

 

Kurs Excel dla księgowych

 

Ukrycie kodu VBA

Jak zabezpieczyć kod VBA w pliku Excela?  Jest taka możliwość w edytorze VBA. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy projekt VBA i z menu podręcznego wybrać właściwości projektu VBA:

Otworzy się w ten sposób formularz, w którym przechodzimy do zakładki Protection.

Checkbox Lock Project for viewing jest domyślnie odhaczony. Po jego zaznaczeniu wpisujemy i potwierdzamy hasło odbezpieczające kod. Potem wystarczy tylko zapisać skoroszyt i już. Po kolejnym otwarciu pliku dostęp do kodu VBA będzie już zablokowany. Chcąc wejść do kodu konieczne będzie wykonanie operacji odwrotnej tzn. wejście do edytora i kliknięcie prawym przyciskiem myszy. Pojawi się formularz z pytaniem o hasło. Po wpisaniu – kod będzie dostępny.
Zabezpieczenie kodu będzie aktywne tak długo, dopóki nie zostanie odhaczony checkox zabezpieczający kod.

Przy okazji, nieco rozszerzając temat zabezpieczenia kodu, warto też wspomnieć o możliwości częściowego kodu z poziomu arkusza. Przy bardziej złożonych projektach, wykorzystujących większą ilość procedur zapisanych w modułach ogólnych, wszystkie o charakterze publicznym są widoczne w oknie makr czy funkcji użytkownika.

Najczęściej większość z nich nie jest tu potrzebna, stanowią tylko podprocedury wywoływane kodem z innych procedur. W takich przypadkach warto ustawić opcję prywatności dla całych modułów.  Wystarczy na górze modułu wpisać Option Private Module.

Wszystkie zapisane w tym module procedury będą niewidoczne w oknie makr/funkcji użytkownika, a jednocześnie będą dostępne z poziomu wszystkich innych modułów skoroszytu.

 

 

Kurs Excel - makra i VBA dla początkujących

 

Ochrona skoroszytu

Ochrona skoroszytu to zabezpieczenie układu skoroszytu i/lub widoków.
Ochronę skoroszytu włączamy na karcie Recenzja:

Po naciśnięciu przycisku pokaże się formularz z miejscem na wpisanie hasła (można pominąć) oraz 2 opcjami blokady:

      • ochrona struktury
        powoduje zablokowanie możliwości dodawania/usuwania arkuszy. Niedostępne jest także ukrywanie i odkrywanie arkuszy.
      • ochrona okna
        niedostępna jest większość opcji Okno na karcie Widok.

Włączona ochrona skoroszytu obejmuje wszystkie znajdujące się w nim arkusze.

 

 

Ochrona arkusza

Ochrona arkusza to zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian poszczególnych elementów arkusza.
Ochronę arkusza włączamy na karcie Recenzja:

Po naciśnięciu przycisku pokaże się formularz, w którym zaznaczamy te opcje, na które chcemy pozwolić użytkownikowi. Jeżeli nie zaznaczymy żadnej z dostępnych opcji, nie będzie można nawet zaznaczyć komórek.

W formularzu tym można wpisać hasło – wówczas do zdjęcia ochrony konieczne będzie jego wpisanie. Jeżeli pole to zostawimy puste – do zdjęcia ochrony wystarczy naciśnięcie przycisku.

Po włączeniu ochrony arkusza (niezależnie od zaznaczenia opcji związanych z formatowaniem czy wstawianiem/usuwaniem), nie można edytować komórek. Jest to dobre rozwiązanie w przypadku komórek zawierających formuły, ale blokada wszystkich komórek uniemożliwia również wpisywanie danych, które powinny być wprowadzone. Oznacza to, że komórki do edycji musimy odblokować.
Zaznaczamy zakres komórek do edycji, przechodzimy do formatowania komórek (korzystając np. z menu podręcznego) i aktywujemy zakładkę Ochrona.

Pole Zablokuj jest domyślnie zaznaczone (dla wszystkich komórek w arkuszu), więc konieczne jest jego odznaczenie. Po zdjęciu blokady – wybrane komórki będą dostępne do edycji.
Jeżeli ochrona arkusza nie jest włączona, blokada komórki jest nieskuteczna.

Warto też pamiętać, że przy włączonej ochronie arkusza nie ma możliwości ukrywania/odkrywania wierszy/kolumn czy innych obiektów.

 

Kurs Excel 2010 esencja

Ochrona pliku Excel

Zabezpieczenie plików Excel przed nieuprawnioną działalnością (odczytem danych czy wprowadzaniem szkodliwych zmian) to bardzo ważny i popularny temat. Wprawdzie dobry haker poradzi sobie i tak, ale często warto zabezpieczać własną pracę także przed zwykłymi użytkownikami, którzy mniej lub bardziej świadomie mogą wprowadzić takie zmiany w skoroszycie, że nic nie będzie działać.

Najpopularniejsze sposoby ochrony pliku Excel to:

Tyle hasłowo, notki opisujące każdy z tych sposobów zabezpieczenia skoroszytu będą się pojawiać sukcesywnie.

 

Kurs Excel 2013 od podstaw