W uzupełnieniu poprzedniej notki:
Grupowanie danych w tabeli przestawnej
krótki filmik jak to wygląda w praktyce:
Zapraszam do subskrypcji kanału:
[Excel]
Miesiąc: wrzesień 2019
Grupowanie danych w tabeli przestawnej
W tabeli przestawnej bardzo często zdarza się konieczność grupowania danych. Robi się to w bardzo prosty sposób, a efekty mogą być naprawdę imponujące.
Załóżmy, że mamy taką prostą tabelkę z danymi:
Tworzymy na jej podstawie tabelę przestawną, sprawdzając ile osób jest w danej kategorii wiekowej.
Efekt osiągnięty, wygląda to jednak mało przyjaźnie i to mimo, że w tabeli jest mało rekordów. Spróbujmy pogrupować te dane, klikając prawym przyciskiem myszy na kolumnie z wiekiem i wybierając z menu podręcznego Grupuj…
W kolejnym kroku ustawiamy parametry grupowania, np. tak:
I w efekcie osiągnięty takim widok skumulowanych danych:
Ciekawy efekt można też otrzymać grupując daty zapisane w ostatniej kolumnie tabeli. W tym przypadku formularz grupowania wygląda tak:
Można zaznaczyć kilka opcji. Po zaznaczeniu lat i kwartałów tabela wygląda tak:
Tworzenie tabeli przestawnej
Tabela przestawna to świetne narzędzie Excela pozwalające na szybką i sprawną agregację i analizę danych. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy danych jest dużo.
Do pokazania kolejnych kroków tworzenia tabeli przestawnej użyłam pobranego ze strony PKW pliku kandydatów do sejmu w wyborach 2019. Na wszelki wypadek (RODO) usunęłam nazwiska i imiona, zastępując je inicjałami.
A tu filmik
Niestandardowy format czasu
Tradycyjnie już przypominam, że czas w Excelu to liczba. Wszystko inne to tylko ozdobniki sposobu wyświetlania. Jeżeli komórki wyświetlające czas mają być używane do dalszych obliczeń – muszą być prawidłowo zapisane.
Choć oczywiście patrząc na dane np. w grafiku – zapisanie pracy w godzinach 0,3333333… do 0,66666667.. jest jednak mało przyjazne. Zdecydowanie trzeba to sformatować.
Oprócz dostępnych standardowych formatów czasu, można oczywiście sformatować komórkę niestandardowo, dopasowując wygląd do własnych potrzeb.
Kody niestandardowego formatowania czasu to:
| g |
wyświetla godzinę |
| gg |
wyświetla godzinę z zerami uzupełniającymi |
| m | wyświetla minuty |
| mm |
wyświetla minuty z zerami uzupełniającymi |
| s |
wyświetla sekundy |
| ss |
wyświetla sekundy z zerami uzupełniającymi |
| [] | wyświetla liczbę godzin większą niż 24 oraz liczbę minut i sekund większą niż 60 |
| AM lub PM |
wyświetla liczbę godzin w formie zegara 12-godzinnego |
W praktyce wygląda to tak:
| Liczba | Wyświetlanie | Kod formatowania niestandardowego |
| 0,333333 | 8:00 | g:mm |
| 0,333333 | 08:00 | gg:mm |
| 1,25 | 30:00 | [gg]:mm |
| 0,6 | 02:24 PM | gg:mm A/P”M” |
| 0,333333 | 08:00 AM | gg:mm A/P”M” |
Niestandardowy format daty
Na wszelki wypadek przypominam, że data w Excelu to liczba – to ważne. Z doświadczenia wiem, że kreatywność użytkowników w tym zakresie bywa niczym nie ograniczona i pojawiają się problemy, gdyż formuły nie działają prawidłowo, trudno zagregować dane czy nawet je posortować. Warto więc przypilnować, aby w komórkach była data prawidłowo zapisana, a wszystkie ewentualne ozdobniki czy nietypowe zapisy pokazać za pomocą formatowania komórek (czyli zmiany sposobu wyświetlania).
Kody niestandardowego formatowania daty to:
| m | wyświetla miesiąc jako liczbę |
| mm | wyświetla miesiąc jako liczbę dwucyfrową (czyli dla numeru miesiąca mniejszego od 10 z dodaniem zera na początku) |
| mmm | wyświetla skrót nazwy miesiąca |
| mmmm | wyświetla pełną nazwę miesiąca |
| mmmmm | wyświetla pierwszą literę nazwy miesiąca |
| d |
wyświetla dzień jako liczbę |
| dd |
wyświetla dzień jako liczbę z zerem uzupełniającym |
| ddd |
wyświetla skrót nazwy dnia tygodnia |
| dddd |
wyświetla pełną nazwę dnia tygodnia |
| rr |
wyświetla rok w postaci 2 cyfr |
| rrrr | wyświetla rok w postaci 4 cyfr |
W praktyce wygląda to na przykład tak (dla daty dzisiejszej czyli 2019-09-09.
| kod | Wynik |
| dddd, d mmm rrrr | poniedziałek, 9 wrz 2019 |
| mmm, ddd | wrz, pon |
| dd”\”mm”\”rrrrr |
09\09\2019 |
Warto pamiętać też, że wprawdzie data to liczba, ale liczb ujemnych nie można sformatować w takim f0rmacie daty. Poza tym – wprowadzona data nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia 1900r.
Kody niestandardowego formatowania liczb
Przy definiowaniu niestandardowego formatowania liczb stosowane są następujące kody:
| # | Symbol zastępczy cyfry. Nie wyświetla nieznaczących zer. |
| 0 | Symbol zastępczy cyfry. Wyświetla również zera nieznaczące. |
| ? | Symbol zastępczy cyfry. Dodaje odstępy dla cyfr nieznaczących, aby uzyskać efekt wyrównanie przecinka dziesiętnego. |
| e- e+ E- E+ | format naukowy |
| \ | wyświetlany jest następny znak z kodu |
| * | powtarzany jest następny znak |
| _ | odstęp |
| “ciąg znaków” | wyświetlany jest ciąg znaków zawarty w cudzysłowie |
| @ | symbol zastępczy tekstu |
| [Czerwony] | znaki wyświetlane są w kolorze czerwonym (dostępne inne kolory to: czarny, niebieski, błękitny, zielony, amarantowy, biały, żółty) |
| [Kolor n] | znaki wyświetlane są w kolorze n, będącym liczbą całkowitą od 0 do 56, oznaczającą numer koloru z palety |
A jak to wygląda w praktyce? Na przykład tak:
| Liczba | Wyświet-lanie | Kod formatowania niestandardowego |
| 123 | PLN 123,00 | “PLN”_# ###,00 |
| 123 | 1,23 E+02 | 0,00\ E+00 |
| 123000 | 123 tys. | # ### ” tys.” (# ###spacja” tys.”) |
| 12000000 | 12 mln | # ### ” mln” (# ###spacja spacja” mln”) |
| 12000000 | 12,0 mln | # ###,0 ” mln” (# ###,0 spacja spacja” mln”) |
Można spróbować dopasować formatowanie komórek do własnych potrzeb. Warto pamiętać, że to tylko kwestia wizualna – do wszelkich formuł i obliczeń zawsze pobierane są wartości rzeczywiste w komórce.
