Formatowanie komórek – liczby

Patrząc na zawartość komórek arkusza w Excelu musimy pamiętać, że nie zawsze to, co widzimy jest tożsame z rzeczywistością wartością danej komórki. Wszystko zależy od formatowania danej komórki.

Na screenie widoczny jest banalny przykład liczby sformatowanej (wyświetlanej) z dokładnością do 1 miejsca po przecinku czyli 0,3. Faktycznie jednak, jak jest to widoczne na pasku formuły – jest tam wartość wynikająca z podzielenia liczby z komórki A1 przez B1, a więc 1/3 czyli 0,33333333… 
To, o czym musimy pamiętać to fakt, że do dalszych obliczeń zawsze brana jest rzeczywista wartość komórki, a nie to, co jest wyświetlane na ekranie. Czyli jeżeli w innej komórce wstawimy formułę np.10 * C1 – otrzymamy wynik 3,3333333… Choć oczywiście ta docelowa komórka też może być sformatowana. Na przykład jako ułamek zwykły:

Takich wbudowanych formatów liczbowych (a także związanych z nimi walutowych czy księgowych, procentowych itp.) jest więcej. Możemy je wykorzystywać, aby w najlepszy dla nas sposób prezentować dane.
Można też stosować formatowanie niestandardowe i samemu określić sposób wyświetlania danych. No, ale to już temat na następną  notkę.

 


 

Linki w pliku Excela

W niektórych plikach Excela znajdują się łącza do innych plików. Najczęściej są to działania świadome i celowe, pozwalające np. na agregację danych z różnych arkuszy/skoroszytów. Czasem jednak zdarza się, że łączy teoretycznie nie powinno być, a jednak są widoczne.
O ich istnieniu dowiadujemy się z komunikatów wyświetlanych przy otwarciu skoroszytu. W dodatku ich odnalezienie jest trudne, nie można ich także przerwać.

Wprawdzie można wyłączyć aktualizację łączy, ale to tylko maskuje, a nie rozwiązuje problem. Brak komunikatów nie załatwia sprawy.
W tego typu przypadkach najczęściej okazuje się, że łącza do innego pliku wcale nie są wstawione bezpośrednio w komórkach, a nieco bardziej “zagnieżdżone”. Na początek warto więc sprawdzić:

  • ustawienia poprawności danych
    kto wie, czy na którejś z list nie ma odwołania do innego pliku?
  • formatowanie warunkowe
    tu też mogą być łącza

Tego typu sytuacje mogą się zdarzyć, gdy na przykład kopiujemy jakiś zakres komórek z innego skoroszytu, zapominając o tym, że jest tam zdefiniowana lista poprawności danych (przećwiczyłam to na sobie, zajęło mi to sporo czasu).
Jeśli plik jest mało rozbudowany – można to znaleźć ręcznie, choć czasem trzeba się naszukać. Gorzej, gdy plik zawiera wiele arkuszy, w każdym jest sporo danych, tabel i wykresów. Wówczas znalezienie takich odwołań może być naprawdę bardzo pracochłonne. Na takie przypadki jest specjalny dodatek Billa Manville’a:

FindLink

Zainstalowałam go i całkiem często go wykorzystuję. Naprawdę jest przydatny, polecam wszystkim.

Tworzenie własnych dodatków do Excela

W poprzedniej notce opisywałam w jaki sposób można uruchomić wbudowane do Excela dodatki Solver i Analysis ToolPack. W Excelu możemy jednak zainstalować również własne dodatki – stworzone przez nas lub pobrane gdzieś z sieci (tu zdecydowanie zalecam rozwagę, choć jest wiele sprawdzonych stron i dodatków).

Jak i po co to zrobić? Tworzenie własnych dodatków będzie tematem kolejnych notek. Generalnie jednak jest to wykorzystanie funkcjonalności (formuł czy procedur) skoroszytu zapisanych w formacie *.xlam (lub w wersjach starszych *.xla):

Po zainstalowaniu takiego dodatku zapisane w nim formuły będą działać w naszym Excelu w każdym pliku.

Instalacja takiego dodatku jest przedstawiona tu:

Przykłady ciekawych dodatków to temat na kolejne notki.

Kurs Excel - zaawansowane techniki

Dodatki programu Excel

Dodatki programu Excel – czym są i po co są stosowane? Najogólniej mówiąc są to części oprogramowania dołączane do Excela (i nie tylko) po to, aby zwiększyć jego funkcjonalność. Standardowymi dodatkami w własnymi Excela są:

  • Solver
  • Analysis ToolPak

Po zainstalowaniu Excela dodatki te nie są automatycznie włączone, trzeba je dodać:

Karta Plik –> Opcje –> Dodatki

Otwiera się formularz, w którym wybieramy dodatki dostępne w domyślnym katalogu (Microsoft –> Dodatki) lub wyszukujemy dodatki znajdujące się w innym miejscu.

Dodatek włączamy poprzez zaznaczenie go na liście i zatwierdzenie przyciskiem OK.

Dodatki można też włączać bezpośrednio na karcie Developer, w grupie opcji Dodatki.

Tu też znajdują się wszystkie własne i niestandardowe dodatki.
Standardowe(czyli wbudowane) dodatki Excela są widoczne na karcie Dane, w grupie Analiza.

 

 


 

 

Kurs Excel - zaawansowane funkcje i formuły